Checkliste für ein Nachbarschaftsschutztreffen
Ein Nachbarschaftsschutztreffen braucht mehr als einen reservierten Raum. Du koordinierst Bezirkspolizisten, Gemeindekontakt und Referenten, sammelst Fragen aus der Nachbarschaft und bereitest Technik, Unterlagen und Verpflegung vor. Plane die Anmeldung früh, damit Ernährungswünsche und die Sitzordnung nicht am Veranstaltungstag geklärt werden müssen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zur Registrierung und zum Techniktest vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Location reservieren
Bezirkspolizisten einladen
Gemeindekontakt einladen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Fragen der Anwohner sammeln
2 Personen
Referenten bestätigen
Gesprächsfragen vorbereiten
2 Personen
Handouts zusammenstellen
2 Personen
Präsentation prüfen
Materialien bestellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks und Sandwiches abholen
2 Personen
Anmeldungen telefonisch bestätigen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationssystem anschließen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks und Brötchen auslegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnung und Sicherheitseinweisung
Präsentation zur Nachbarschaftssicherheit halten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
Kaffeepause servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gesprächstische begleiten
6 Personen
Brötchenbuffet servieren
3 Personen
Aktionspunkte pro Tisch notieren
6 Personen
Gemeinsame Absprachen festhalten
2 Personen
Abschließende Informationen austeilen
2 Personen
Informellen Austausch moderieren
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Aktionspunkte an die Teilnehmenden senden
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierplattenAnz. 8
- ScherenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationsklicker
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsmaterial
- FlipchartsAnz. 6
- FlipchartblätterAnz. 6
- MarkerAnz. 24
- StifteAnz. 80
- KlebezettelAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 6
Registrierung
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- AnwesenheitsmappenAnz. 2
- InformationsbroschürenAnz. 80
- DokumentenablagenAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeiten zuerst fest und bestätige Bezirkspolizisten, Gemeindekontakt und Referenten schriftlich. Schicke die Einladungen anschließend mit einer klaren Anmeldefrist und einer Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
- Erfasse bei jeder Anmeldung neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und offene Fragen aus der Nachbarschaft. Bestätige telefonische Anmeldungen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Treffen, damit die Verpflegung planbar bleibt.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker und Mikrofon nicht erst beim Einlass. Schließe die Präsentation vor Beginn an und halte Verlängerungskabel sowie Lautsprecher für den Raum bereit.
- Richte den Registrierungstisch vor dem Eintreffen der Gäste ein: Anwesenheitsliste, Namensschilder, Badgehalter, Stifte und Klemmbretter gehören an denselben Platz. So entstehen beim Einlass keine Suchpausen.
- Kontrolliere Location und Notausgänge vor dem Aufbau und stelle Tische, Stühle und Kleiderständer danach passend zum Programm auf. Bereite Kaffee und Tee erst nach dem Technikcheck vor, damit Kabel und Geräte nicht im Weg stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Nachbarschaftsschutztreffen planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Location und Einladungen. Referenten und eingeladene Ansprechpartner sollten spätestens 2 Wochen vor dem Treffen bestätigt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Nachbarschaftsschutztreffen verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher. So bleibt Zeit, Fragen, Ernährungswünsche und die Menge an Snacks und Sandwiches zu bearbeiten.
- Was muss man am Veranstaltungstag zuerst vorbereiten?
- Kontrolliere zuerst Notausgänge, Raumaufteilung und Technik, bevor du Kaffee, Tee und die Registrierung vorbereitest. Plane dafür mindestens 90 Minuten Vorlauf ein, bei unbekannter Technik besser 2 Stunden.
- Wie viel Verpflegung braucht man für ein Nachbarschaftsschutztreffen?
- Rechne pro angemeldeter Person mit 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und zusätzlich Wasser. Plane bei Snacks und Sandwiches mindestens eine Portion pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve ein.
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