Réunion de prévention de quartier : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez la salle au moins 4 à 6 semaines à l’avance et vérifiez dès le départ les issues de secours, l’accès aux prises électriques et la disposition possible des tables et des chaises.
• Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la réunion. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et une question éventuelle, puis relancez les personnes inscrites par téléphone dans les 3 jours précédant l’événement.
• Confirmez les intervenants une semaine avant, puis de nouveau 24 à 48 heures avant. Transmettez-leur le programme, la durée de leur intervention et les questions recueillies auprès des résidents.
• Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Prévoyez des rallonges et des multiprises, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
• Installez la table d’inscription 30 minutes avant le début, avec la liste de présence, les badges nominatifs, les stylos et les porte-badges. Préparez aussi le café et le thé avant l’accueil pour éviter de laisser les premiers arrivants sans accompagnement.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de prévention de quartier ?

Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la réunion afin de laisser le temps aux habitants de répondre. Faites une relance téléphonique 3 jours avant pour confirmer les inscriptions et repérer les besoins alimentaires.

Combien de temps prévoir pour installer la salle ?

Prévoyez au moins 60 minutes avant le début, ou 90 minutes si vous utilisez une présentation et un système audio. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises et l’accueil, puis de tester le matériel sans précipitation.

Quand confirmer la présence du policier de quartier et de la municipalité ?

Confirmez leur présence une semaine avant, puis envoyez un dernier rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez dans le message l’horaire d’arrivée, la durée prévue et les sujets à traiter.

Quelle quantité de café et de boissons prévoir pour la réunion ?

Pour une réunion de 2 heures, prévoyez environ 2 tasses de café ou de thé par personne, ainsi qu’un verre d’eau par participant. Ajoutez 10 % de marge par rapport au nombre d’inscrits pour couvrir les arrivées imprévues.

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