Checklist voor een goed georganiseerde buurtpreventieavond

Een buurtpreventieavond staat of valt met een strakke voorbereiding: eerst datum, locatie en partners vastleggen, daarna aanmelden, programma en materialen regelen. Plan ruimte voor politie en wijkpartners, maar ook voor praktische zaken zoals naamkaartjes, informatieborden, koffie en techniek. Controleer reserveringen en de definitieve gastenlijst uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor opbouw, ontvangst, presentatie en een laatste controle van toiletten en vluchtroutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Politie en wijkpartners uitnodigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en sprekers vastleggen
2 personen
Presentaties en informatie verzamelen
2 personen
Reserveringen controleren
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Infomateriaal afdrukken
2 personen
Buurtpreventiepunten verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffettafel inrichten
3 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentatie buurtveiligheid begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Praktijkvoorbeelden toelichten
2 personen
Pauze en buffet begeleiden
3 personen
Buurtpreventiegroepen inschrijven
2 personen
Afsluiting verzorgen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Presentatiemateriaal inpakken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Sleutels en toegangsmiddelen retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Kommenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Presentatieklikkers

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en aanwezige politie- of wijkpartners minimaal vier weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen en het programma.
Verwerk dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en maak de definitieve gastenlijst uiterlijk drie dagen vooraf. Gebruik die lijst ook voor naamkaartjes en de ontvangsttafel.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en verlengsnoeren vóór de avond begint. Neem bij presentaties ook een flip-over en stiften mee voor vragen of buurtpreventiepunten.
Zet koffie, thee en water op een apart punt en vul de buffettafel pas vlak voor de start aan. Reken per aanwezige op minstens één beker en stem borden, kommen, bestek en serveerschalen af op het aantal gasten.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor openen, tafels en stoelen opstellen, bewegwijzering ophangen en de locatie controleren. Loop vóór ontvangst alle veiligheids- en vluchtroutes na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtpreventieavond organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met datum, locatie, politie en wijkpartners. Plan drie dagen voor de avond een definitieve controle van gastenlijst, reserveringen, dieetwensen en materialen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een buurtpreventieavond?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, koffie- en theepunt, buffettafel, techniek en bewegwijzering. Controleer daarna nog de toiletten en vluchtroutes voordat gasten binnenkomen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een buurtpreventieavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af om de gastenlijst en catering definitief te maken.
Welke techniek heb ik nodig voor een buurtpreventieavond?: Voor presentaties heb je minimaal een laptop, beamer en projectiescherm nodig; gebruik een microfoon als de ruimte groot is. Test alle apparatuur vooraf en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.