Nachbarschaftsschutzabend organisieren: die Checkliste
Ein Nachbarschaftsschutzabend braucht mehr als Einladungen und Getränke. Du koordinierst Polizei und Quartierspartner, sammelst Anmeldungen und Ernährungswünsche und stellst Programm, Technik und Informationsmaterial rechtzeitig zusammen. Am Veranstaltungstag kommen Empfang, Kaffee- und Teebereich, Buffet sowie die Kontrolle von Toiletten und Fluchtwegen hinzu. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung, damit kurzfristig weder Namensschilder noch Verlängerungskabel fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Polizei und Quartierspartner einladen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Sprecher festlegen
2 Personen
Präsentationen und Informationen sammeln
2 Personen
Reservierungen prüfen
Endgültige Gästeliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Infomaterial drucken
2 Personen
Nachbarschaftsschutz-Punkte sammeln
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Buffet-Tisch einrichten
3 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Teambriefing durchführen
4 Personen
Event
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung betreuen
Präsentation zur Nachbarschaftssicherheit begleiten
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Praxisbeispiele erläutern
2 Personen
Pause und Buffet betreuen
3 Personen
Nachbarschaftswachgruppen anmelden
2 Personen
Abschluss organisieren
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Präsentationsmaterial einpacken
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Schlüssel und Zutrittsmittel zurückgeben
Fundsachen bearbeiten
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- Buffet-TischAnz. 2
- Empfangstisch
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 70
- SchalenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mikrofon
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- Präsentationsklicker
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- KlebebandAnz. 4
- StifteAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort frühzeitig und lade Polizei sowie Quartierspartner ein. Plane für Rückmeldungen mindestens 10 bis 14 Tage ein, bevor du die endgültige Gästeliste erstellst.
- Erfasse bei jeder Anmeldung auch Ernährungswünsche. So kannst du Snacks und Buffet nicht erst am Veranstaltungstag anpassen, sondern beim Einkauf gezielt berücksichtigen.
- Lege Programm, Sprecher und Präsentationen spätestens eine Woche vorher fest. Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und beide Verlängerungskabel vor dem Aufbau gemeinsam.
- Bereite Namensschilder, Infomaterial und Wegweiser vor dem Öffnen der Location vor. Ein Empfangstisch mit Willkommensschild und Stiften verhindert, dass die ersten Gäste orientierungslos warten.
- Öffne die Location früh genug für den Aufbau von Tischen, Stühlen, Buffet und Kaffee- und Teebereich. Kontrolliere vor dem Einlass Toiletten, Beschilderung sowie Sicherheits- und Fluchtwege.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich zum Nachbarschaftsschutzabend einladen?
- Verteile die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Anmeldungen, Rückfragen und Ernährungswünsche, bevor du die Gästeliste abschließt.
- Wann muss die endgültige Gästeliste für den Nachbarschaftsschutzabend stehen?
- Schließe die Gästeliste etwa 7 Tage vor dem Abend ab. Danach kannst du Namensschilder drucken, Infomaterial passend vorbereiten und den Einkauf für Getränke und Snacks planen.
- Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
- Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Darin enthalten sind Möbel, Empfang, Kaffee- und Teebereich, Buffet, Präsentationstechnik, Beschilderung und die Prüfung der Fluchtwege.
- Was muss ich vor dem Einlass beim Nachbarschaftsschutzabend prüfen?
- Kontrolliere mindestens 30 Minuten vorher Toiletten, Fluchtwege, Beschilderung und die Funktion von Laptop, Beamer und Mikrofon. Stelle außerdem Getränke kalt und lege Namensschilder sowie Informationsmaterial an den Empfang.
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