Checklist pour organiser une soirée de prévention de quartier

Une soirée de prévention de quartier demande surtout une bonne coordination entre les habitants, la police et les partenaires locaux. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation de la date et du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires, les supports d’information et le matériel de présentation. Les dernières vérifications concernent la salle, les toilettes, les issues de secours et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Inviter la police et les partenaires du quartier
Rédiger les invitations
2 personnes
Distribuer les invitations
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le programme et les intervenants
2 personnes
Collecter les présentations et informations
2 personnes
Vérifier les réservations
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Rassembler les points de prévention de quartier
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la table du buffet
3 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer la présentation sur la sécurité du quartier
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Présenter les exemples pratiques
2 personnes
Encadrer la pause et le buffet
3 personnes
Inscrire les groupes de veille de quartier
2 personnes
Assurer la clôture
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel de présentation
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer les clés et les moyens d’accès
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table de buffetqté 2
Table d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Bolsqté 60
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Cliques de présentation

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 12

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu suffisamment tôt, puis invitez la police et les partenaires du quartier avant de diffuser les invitations. Leur disponibilité conditionne souvent le programme et les interventions.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la soirée. Vous aurez alors le temps d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les badges nominatifs.
Demandez les présentations et les informations des intervenants au moins 5 jours avant l’événement. Testez ensuite l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les rallonges avant l’arrivée du public.
Le jour même, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début. Installez d’abord les tables, les chaises et la table d’accueil, puis le point café-thé, le buffet, les panneaux indicateurs et le matériel de présentation.
Ne laissez pas les boissons, les en-cas et les impressions pour la dernière minute. Mettez les boissons au frais quelques heures avant, préparez les plateaux et vérifiez les toilettes, les consignes de sécurité et les issues de secours avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de prévention de quartier ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, inviter la police et les partenaires, distribuer les invitations, traiter les inscriptions et finaliser le programme.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée de prévention ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant afin de préparer la liste des invités, les badges et les besoins alimentaires.
Quand installer la salle avant la soirée ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil du public. Gardez ensuite 30 minutes pour tester la projection, le microphone, le café-thé, la signalétique et l’accès aux issues de secours.
Quel matériel prévoir pour une soirée de prévention de quartier ?: Prévoyez les tables, chaises, table d’accueil et buffet, ainsi que les gobelets, assiettes, bols, couverts et tasses. Pour les interventions, vérifiez aussi l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les rallonges, les multiprises et le paperboard.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.