Checklist voor een goed georganiseerde buurtconferentie

Een buurtconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt tegelijk sprekers, workshops, aanmeldingen, toegankelijkheid, techniek, catering en vrijwilligers. Begin met datum, programma en locatie; werk daarna toe naar communicatie en registratie. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties verzamelen, apparatuur testen, ruimtes indelen en het draaiboek klaarleggen. Met deze checklist houd je overzicht over de 79 taken en 58 benodigdheden die bij het plan horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Buurtposter verspreiden
3 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Programma publiceren
Leveranciers reserveren
Techniek testen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Werkbladen printen
2 personen
Routebeschrijving delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumtafel plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Workshopgroepen begeleiden
6 personen
Werkvormen ondersteunen
6 personen
Resultaten verzamelen
3 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Gespreksrondes begeleiden
4 personen
Actiepunten vastleggen
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
Verslag met acties delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 20
Podiumtafel
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Keukenbladenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopladersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Controleer direct daarna vergunningen en verzekering, zodat je niet pas na het versturen van uitnodigingen tegen voorwaarden aanloopt.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en vraag meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidswensen. Plan een vast moment, bijvoorbeeld elke week, om nieuwe aanmeldingen te verwerken.
Maak naast het hoofdprogramma een aparte indeling voor workshopruimtes. Zet per ruimte de stoelen, tafels, techniek en benodigde werkbladen op een plattegrond, zodat vrijwilligers op de dag zelf niet hoeven te improviseren.
Verzamel presentaties uiterlijk enkele dagen voor de conferentie en test ze op de laptop, beamer en het projectiescherm. Controleer ook of iedere spreker de juiste versie heeft aangeleverd.
Wijs vrijwilligers niet alleen toe aan ontvangst en catering, maar ook aan opbouw, techniek en afsluiting. Print het draaiboek en bereid naamkaartjes vooraf voor; dat voorkomt een rij bij de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een buurtconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je een locatie reserveren, sprekers en workshopbegeleiders vastleggen, uitnodigingen versturen en voldoende aanmeldingen verzamelen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een buurtconferentie versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de conferentie. Houd daarna minstens 2 weken aanmeldtijd over en publiceer het definitieve programma zodra tijden, sprekers en workshops bevestigd zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtconferentie?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers, plus 1 coördinator. Plan extra mensen als er meerdere workshopruimtes, een aparte registratiebalie of veel catering tegelijk is.
Wanneer moet de techniek voor een buurtconferentie getest worden?: Test laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en nogmaals bij de opbouw. Verzamel presentaties vooraf, zodat je niet op de dag zelf bestanden of aansluitingen hoeft te herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.