Nachbarschaftskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Nachbarschaftskonferenz braucht mehr als einen Raum und ein Programm. Du musst früh klären, welche Genehmigungen gelten, wer Workshops und Vorträge übernimmt und wie viele Personen tatsächlich teilnehmen. Plane Anmeldung, Barrierefreiheit und Verpflegung von Anfang an mit. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumsuche bis zu Techniktest, Namensschildern und ausgedruckten Unterlagen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Redner einladen
2 Personen
Workshopleiter festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Nachbarschaftsplakat verteilen
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
Programm veröffentlichen
Lieferanten reservieren
Technik testen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Workshopräume einteilen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen prüfen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
Wegbeschreibung teilen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
Technik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Workshopmaterialien bereitlegen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Workshopgruppen begleiten
6 Personen
Arbeitsformen unterstützen
6 Personen
Ergebnisse sammeln
3 Personen
Buffet eröffnen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Gesprächsrunden moderieren
4 Personen
Aktionspunkte festhalten
2 Personen
Abschluss organisieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Restbestände verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Technik abkoppeln
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden
Bericht mit Maßnahmen teilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
HockerAnz. 20
Podiumstisch
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
KüchenarbeitsplattenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
TischnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleiben genug Wochen für Einladungen, Anmeldungen, Referierende und Workshop-Leitungen.
Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor der Konferenz. Frage dabei nicht nur die Teilnahme ab, sondern auch Ernährungswünsche und konkrete Anforderungen an die Barrierefreiheit.
Plane die Räume nach dem Programm, nicht umgekehrt: Für jeden Workshop brauchst du eine festgelegte Raumzuordnung, passende Sitzplätze und einen Lageplan, den Gäste am Registrierungstisch schnell verstehen.
Teste Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 3 Tage vorher mit den tatsächlichen Präsentationen. Sammle die Dateien vorab und speichere eine geprüfte Kopie auf einem zweiten Gerät.
Drucke Ablaufplan, Namensschilder und Arbeitsblätter spätestens am Vortag. Halte am Registrierungstisch außerdem eine aktuelle Anmeldeliste bereit, damit Nachmeldungen und Änderungen nicht den Einlass verzögern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nachbarschaftskonferenz organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du den Raum reservieren, Genehmigungen und Versicherung prüfen, Referierende einladen und die Einladungen verschicken.
Wann sollte die Anmeldung für eine Nachbarschaftskonferenz starten?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vorher und schließe es 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und die benötigte Bestuhlung rechtzeitig einplanen.
Wann muss die Technik für die Konferenz getestet werden?: Teste Laptop, Beamer und Leinwand mindestens 3 Tage vor Beginn. Prüfe dabei jede Präsentation einzeln und kläre zusätzlich, wer am Veranstaltungstag die Technik bedient.
Was muss am Tag vor der Nachbarschaftskonferenz vorbereitet sein?: Am Vortag sollten Ablaufplan, Namensschilder und Arbeitsblätter gedruckt, die Workshopräume eingeteilt und die Präsentationen geprüft sein. Stelle außerdem sicher, dass Mobiliar, Geschirr und Küchenausstattung vollständig vor Ort sind.

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