Checklist pour organiser une conférence de quartier

Une conférence de quartier demande plus qu’une salle et un programme. Il faut coordonner les intervenants, les ateliers, les inscriptions et les besoins d’accessibilité avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard : les autorisations, les tests techniques, les badges et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Inviter les intervenants
2 personnes
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche du quartier
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Publier le programme
Réserver les fournisseurs
Tester la technique
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Partager l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Accompagner les groupes d’atelier
6 personnes
Soutenir les activités
6 personnes
Rassembler les résultats
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer les tours de discussion
4 personnes
Consigner les points d'action
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher le matériel technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Partager le compte rendu avec les actions
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 12
Tabouretsqté 20
Table de scène
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plans de travail de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-nomsqté 100
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de diffuser l’affiche ou les invitations. Prévoyez cette validation au moins 6 à 8 semaines avant la conférence.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable. Demandez en même temps les besoins alimentaires et d’accessibilité, puis faites un point hebdomadaire sur les réponses reçues pendant les 3 dernières semaines.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran de projection au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez chaque présentation dans son format final et prévoyez une copie de secours.
Ne laissez pas l’aménagement des ateliers au dernier moment : dessinez le plan des espaces, placez tables et chaises, puis affectez chaque bénévole à un poste précis. Faites une visite complète de la salle la veille.
Préparez les badges nominatifs, le déroulé imprimé et les feuilles de travail 2 à 3 jours avant l’accueil. Gardez une table d’inscription clairement visible et prévoyez un espace séparé pour les porte-manteaux et le matériel de pause.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence de quartier ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la vérification des autorisations et de l’assurance, puis l’invitation des intervenants.
Quand envoyer les invitations pour une conférence de quartier ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Faites un rappel 7 jours avant la conférence avec les horaires et les informations d’accès.
Combien de temps avant tester le matériel de projection ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran au moins 7 jours avant, puis faites un second contrôle le jour précédent. Ouvrez toutes les présentations pour vérifier les vidéos, les polices et les connexions.
Quand préparer les badges et les documents des ateliers ?: Préparez les badges, le déroulé et les feuilles de travail 2 à 3 jours avant. Gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.