Buurtbrunch organiseren: checklist en planning

Een buurtbrunch vraagt vooral om goede afstemming: wie komt, wat eet iedereen en wie regelt de tafels, tenten en apparatuur? Begin met datum, locatie en begroting en leg daarna het menu, de aanmeldingen en de taakverdeling vast. Verzamel dieetwensen ruim vóór je boodschappen doet en bevestig leveringen en reserveringen opnieuw in de laatste week. Op de dag zelf draait het om een logische terreinindeling, een compleet buffet en genoeg vrijwilligers voor opbouw, uitgifte en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Leveranciers selecteren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Menu samenstellen
2 personen
Reservering tafels maken
Reservering koelmaterialen maken
Aantal gasten bevestigen
Indeling van terrein maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Allergenenkaart maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Menukaarten printen
Decoratie inkopen
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Servies en meubilair ophalen
3 personen
Koelmaterialen ophalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Brood en beleg portioneren
3 personen
Salades voorbereiden
4 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Tafels dekken
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Gerechten op temperatuur brengen
4 personen
Drankenstation inrichten
2 personen

Event

Koffie en thee zetten
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Brunchbuffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetgerechten aanwijzen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Dessertbuffet serveren
2 personen
Restanten veilig koelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Laatste schoonmaak controleren
2 personen
Borg en facturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Kraamtafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkleedclipsaantal 24

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Serveerbordenaantal 12
Soepkommenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 10
Slingersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk twee weken vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Gebruik het bevestigde aantal gasten voor het menu, de tafelindeling en de hoeveelheid servies.
Plan houdbare boodschappen eerder en doe verse boodschappen zo laat mogelijk. Controleer de boodschappenlijst één dag vóór de brunch, zodat brood, fruit en gekoelde producten niet ontbreken.
Regel tafels, stoelen, partytenten en koelmaterialen niet pas op de dag zelf. Bevestig reserveringen en levering minimaal één week vooraf en spreek een ophaaltijd af.
Maak één duidelijke buffetroute: borden en kommetjes eerst, daarna gerechten, bestek en servetten. Zet allergenenkaarten vóór het buffet klaar en houd opscheplepels en serveertangen per gerecht beschikbaar.
Wijs per onderdeel een vrijwilliger aan en plan minimaal 30 minuten voor de eerste gasten voor controle. Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen voordat het buffet opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een buurtbrunch organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de brunch, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurtbrunch?: Reken op 1 vrijwilliger per 10 tot 12 gasten, met minimaal 4 mensen voor een kleine buurtbrunch. Verdeel de rollen over opbouw, buffet, ontvangst en opruimen en maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de buurtbrunch verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen vooraf. Maak daarna een allergenenkaart en controleer het menu opnieuw voordat je verse boodschappen doet.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een buurtbrunch?: Tel per aangemelde gast minimaal 1 bord, 1 kommetje, 1 koffiekopje, 1 waterglas, 1 mes, 1 vork en 1 lepel. Reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra, dus 11 stuks per soort voor 10 gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.