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Nachbarschaftsbrunch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachbarschaftsbrunch wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Vorbereitung: Gäste melden Allergien und Ernährungswünsche, Lieferungen treffen zu festen Zeiten ein und Kaffee muss für viele Personen gleichzeitig verfügbar sein. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane außerdem früh, wo Partyzelte, Biertische, Klappstühle, Buffetische und Kühlboxen stehen. Die Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum frischen Einkauf und Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Tische reservieren

  • Reservierung für Kühlmaterialien anlegen

  • Anzahl der Gäste bestätigen

  • Geländeaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Allergiekarte erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Vorrat an haltbaren Produkten kaufen

    2 Personen

  • Geschirr und Möbel abholen

    3 Personen

  • Kühlmaterial abholen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    3 Personen

  • Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    3 Personen

  • Brot und Belag portionieren

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    4 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Gerichte auf Temperatur bringen

    4 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

Event

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Brunchbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diätgerichte zuweisen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Dessertbuffet servieren

    2 Personen

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Kühlmaterialien reinigen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Letzte Reinigung kontrollieren

    2 Personen

  • Kaution und Rechnungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 4
  • MessetischeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenklammernAnz. 24

Geschirr

  • TellerAnz. 70
  • SchälchenAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • MesserAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServiertellerAnz. 12
  • SuppenschalenAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • AluminiumschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 10

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • SpeisekartenAnz. 10
  • GirlandenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und erfasse neben den Zusagen auch Allergien sowie Ernährungswünsche. Zwei bis drei Tage vor dem Brunch bestätigst du die endgültige Gästezahl.
  • Plane das Buffet nach Kühlbedarf: Haltbare Produkte kannst du früher einkaufen, frische Lebensmittel erst am Vortag oder am Veranstaltungstag. Kühlboxen und Kühlmaterial sollten spätestens eine Woche vorher reserviert und am Abholtag geprüft werden.
  • Rechne den Kaffee nicht nur nach Tassen, sondern nach Durchlauf: Stelle mehrere Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen bereit, damit nicht alle Gäste auf eine einzelne Maschine warten. Verlängerungskabel gehören vor dem Aufbau zu den zu prüfenden Dingen.
  • Teile Helfer mit konkreten Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Lieferungen, eine für das Buffet und eine für Nachschub und Abfall. Namensschilder, Menükarten und eine Allergiekarte sollten spätestens am Vorabend fertig sein.
  • Prüfe vor dem Abholen, ob Geschirr und Möbel vollständig sind: Teller, Schälchen, Tassen, Gläser, Besteck, Servierutensilien sowie Tische und Stühle werden schnell übersehen. Lege eine Rückgabe- oder Abholzeit fest, bevor der Brunch beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Nachbarschaftsbrunch einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vorher. So bleiben mindestens zwei Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die Planung von Menü, Möbeln und Geschirr.
Wann sollte man die Gästezahl für den Nachbarschaftsbrunch bestätigen?
Bestätige die endgültige Gästezahl zwei bis drei Tage vor dem Termin. Dann kannst du frische Einkäufe, Sitzplätze, Geschirr und die Menge der Getränke genauer planen.
Was kann man für einen Nachbarschaftsbrunch am Vortag vorbereiten?
Am Vortag kannst du haltbare Lebensmittel bereitstellen, Menükarten und Namensschilder fertigstellen, Tische planen und das Geschirr prüfen. Frische Einkäufe erledigst du möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher, abhängig von der Kühlung.
Wie viele Helfer braucht ein Nachbarschaftsbrunch?
Für einen kleinen bis mittleren Brunch solltest du mindestens drei Rollen besetzen: Lieferungen und Aufbau, Buffet und Nachschub sowie Abfall und Küche. Bei mehr als 30 Gästen ist eine zusätzliche Person für Getränke und Kaffee sinnvoll.

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