Checklist pour organiser un brunch de quartier

Un brunch de quartier réunit beaucoup de détails : lieu, inscriptions, menu, mobilier, vaisselle et bénévoles. Cette checklist rassemble les 68 tâches du projet et les 46 fournitures à prévoir, dans un ordre pratique. Vous pourrez ainsi confirmer les besoins alimentaires, organiser les tables et préparer les livraisons sans attendre la dernière semaine. Les points souvent oubliés, comme les autorisations, les allergènes et le matériel de refroidissement, sont intégrés au plan.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Vérifier les autorisations
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Créer des réservations de tables
Faire la réservation des matériaux de refroidissement
Confirmer le nombre d’invités
Établir le plan du site
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Créer une carte des allergènes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Acheter la décoration
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Récupérer la vaisselle et le mobilier
3 personnes
Récupérer le matériel de refroidissement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
Portionner le pain et les garnitures
3 personnes
Préparer les salades
4 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le stand café et thé
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les plats à température
4 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes

Événement

Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Ouvrir le buffet du brunch
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Attribuer les plats diététiques
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir le buffet de desserts
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier le nettoyage final
2 personnes
Gérer la caution et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Tables de standqté 2
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Pinces pour nappeqté 24

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Assiettes de serviceqté 12
Bol à soupeqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetooth

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Plateaux en aluminiumqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Cartes de menuqté 10
Guirlandesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Cela évite de devoir modifier le brunch après avoir enregistré les premières inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et préparez une carte des allergènes avant l’impression des menus. Prévoyez aussi une méthode simple pour identifier les plats le jour du brunch.
Confirmez le nombre d’invités quelques jours avant les achats de produits frais. Cette étape permet d’ajuster les quantités, les tables, les chaises, la vaisselle et les boissons sans suracheter.
Réservez tôt les tables, le mobilier et le matériel de refroidissement, puis confirmez chaque livraison séparément. Les glacières, thermos et bacs de maintien au chaud sont faciles à oublier jusqu’au moment de l’installation.
Répartissez les bénévoles avec des responsabilités précises : accueil, buffet, café, réassort et rangement. Préparez les badges nominatifs et le plan du site avant leur arrivée afin de ne pas perdre du temps en explications.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un brunch de quartier ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et lancez les invitations, puis gardez les derniers jours pour les confirmations, les livraisons et les produits frais.
Quand faut-il confirmer le nombre d’invités ?: Confirmez-le environ 5 à 7 jours avant le brunch. Vous pourrez alors finaliser le menu, les besoins alimentaires, le plan des tables, la vaisselle et la liste des courses.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un brunch de quartier ?: Prévoyez au minimum une assiette, un bol, une tasse, un verre et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Cette marge couvre la casse, les échanges et les portions supplémentaires.
Quand acheter les produits frais pour le brunch ?: Faites les courses de produits frais la veille ou le matin même, selon les produits et les possibilités de conservation. Achetez auparavant les produits longue conservation et vérifiez que les glacières ou le matériel de maintien en température sont disponibles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.