Buitenspeeldag organiseren: checklist en planning

Een buitenspeeldag vraagt meer voorbereiding dan alleen spellen en ballen klaarzetten. Je regelt op tijd een geschikte locatie, toestemming, materiaal, vrijwilligers en een veilige indeling van het terrein. Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en reserveringen. In de laatste week controleer je de aanmeldingen, bezetting, weersverwachting en het alternatief bij regen. Met deze checklist houd je overzicht over de 78 taken en 102 spullen in het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Speellocatie reserveren
Vergunning en melding regelen
Verzekering controleren
Activiteiten selecteren
3 personen
Plattegrond van het terrein maken
2 personen
Veiligheidsrisico's controleren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens noodpersonen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Spelmateriaal reserveren
Partytenten reserveren
Toiletten reserveren
Geluidset reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligersinstructies afdrukken
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en polsbandjes sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten en parasols plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Spelstations opbouwen
6 personen
Springkussen plaatsen
4 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Registratielijst klaarleggen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kinderen registreren
3 personen
Spelregels uitleggen
6 personen
Springkussen begeleiden
2 personen
Sportspellen begeleiden
4 personen
Knutseltafel begeleiden
2 personen
Waterspellen begeleiden
3 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eettafels schoonhouden
2 personen
Verloren voorwerpen bewaren
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
5 personen
Springkussen afbouwen
4 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Dranken en koelboxen opruimen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten en parasols afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluid afkoppelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknicktafelsaantal 4
Biertafelsetsaantal 4
Inschrijftafel
Krukkenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Handballenaantal 6
Korfbalpalenaantal 2
Kegelsaantal 30
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 15
Estafettestokjesaantal 12
Pittenzakkenaantal 30
Tennisballenaantal 24
Softballenaantal 12
Frisbeesaantal 10
Skippyballenaantal 8
Parachutedoek
Springkussen
Waterbakkenaantal 4
Waterpistolenaantal 20
Sponsballenaantal 30
Touwtrektouwaantal 2
Blinddoekenaantal 12
Sporthesjesaantal 30
Startfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 3
Stoepkrijtaantal 20
Bellenblaasaantal 12
Houten spelblokken
Schatkist
Knutseltafelsaantal 3
Knutselstoelenaantal 12
Plastic bakkenaantal 12
Lage pionnenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 16
Mobiele telefoonladersaantal 4
Handkarrenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Haringenaantal 40
Rubberen hamersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Stiftenaantal 24
Polsbandjesaantal 150
Prijzenaantal 40
Naamstickersaantal 180

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengsnoeren voor lichtaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Blikvangersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer partytenten, toiletten, geluidset en spelmateriaal vroeg: regel dit bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de buitenspeeldag, zodat je programma niet afhankelijk wordt van wat nog beschikbaar is.
Plan vrijwilligers per tijdsblok van 2 tot 3 uur en wijs per activiteit één verantwoordelijke aan. Zet daarnaast een aparte EHBO-bezetting en een aanspreekpunt voor noodcontacten op het rooster.
Maak de plattegrond niet pas op de dag zelf. Teken vooraf de inschrijftafel, afzethekken, sportvelden, wateractiviteiten, tenten en toiletten in en controleer of looproutes vrij blijven.
Tel materiaal per activiteit voordat het programma definitief is. Voor een groep van 30 kinderen heb je bijvoorbeeld niet genoeg aan één bal als meerdere spellen tegelijk doorgaan; reserveer per speelvak een eigen set.
Controleer het weer 7 dagen en opnieuw 24 uur vooraf. Leg uiterlijk de dag ervoor vast wanneer je het alternatieve weerplan gebruikt, zodat vrijwilligers en ouders niet op het laatste moment hoeven te raden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buitenspeeldag organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, vergunning of melding en het programma. Reserveer materiaal, tenten, toiletten en geluidset uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf.
Heb ik een vergunning nodig voor een buitenspeeldag?: Dat hangt af van de locatie, omvang en activiteiten. Neem uiterlijk 8 weken vooraf contact op met de gemeente om te controleren of een vergunning of melding nodig is; vraag ook na welke verzekeringseisen gelden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buitenspeeldag?: Reken minimaal op 1 begeleider per activiteit en plan daarnaast 2 mensen voor ontvangst, materiaal en algemene hulp. Voor 6 gelijktijdige activiteiten heb je dus minstens 8 vrijwilligers nodig, exclusief EHBO-bezetting.
Wanneer moet ik een weerplan voor een buitenspeeldag maken?: Maak het alternatieve weerplan uiterlijk 1 week vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de start. Communiceer de beslissing op een vast tijdstip, bijvoorbeeld de avond ervoor om 18.00 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.