Checklist para un día de juegos al aire libre

Un día de juegos al aire libre necesita más que balones y espacio libre. Hay que cerrar la fecha, reservar el lugar, gestionar permisos, preparar las inscripciones y asignar responsables para cada actividad. Esta checklist reúne el trabajo de planificación, desde el plano del recinto hasta las instrucciones para voluntarios. También incluye los detalles que suelen resolverse demasiado tarde: aseos, primeros auxilios, material reservado y una alternativa si llueve.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar de juegos
Gestionar el permiso y la notificación
Comprobar el seguro
Seleccionar actividades
3 personas
Hacer el plano del recinto
2 personas
Comprobar riesgos de seguridad
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar datos de contacto de personas de emergencia
Programar voluntarios
2 personas
Reservar material de juego
Reservar carpas de fiesta
Reservar los aseos
Reservar el equipo de sonido
Asignar personal de primeros auxilios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Confirmar inscripciones
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Tener listo un plan alternativo por lluvia
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Ordenar premios y pulseras
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar tiendas y parasoles
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Montar estaciones de juegos
6 personas
Instalar castillo hinchable
4 personas
Conectar el sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Preparar la lista de registro

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar a los niños
3 personas
Explicar las reglas del juego
6 personas
Supervisar el castillo hinchable
2 personas
Coordinar juegos deportivos
4 personas
Guiar la mesa de manualidades
2 personas
Guiar los juegos acuáticos
3 personas
Gestionar el programa musical
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpias las mesas de comedor
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Entregar premios
2 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas

Seguimiento

Reunir el material de juego
5 personas
Desmontar el castillo hinchable
4 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger bebidas y neveras portátiles
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar tiendas de campaña y parasoles
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el sonido
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de picniccant. 4
Mesas con bancoscant. 4
Mesa de inscripción
Taburetescant. 8
Vallas de separacióncant. 12
Mesas altascant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Balones de balonmanocant. 6
Postes de korfballcant. 2
Conoscant. 30
Aroscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 15
Testigos de relevocant. 12
Sacos de semillascant. 30
Pelotas de teniscant. 24
Bolas de softballcant. 12
Frisbeescant. 10
Pelotas saltarinascant. 8
Tela de paracaídas
Castillo hinchable
Bandejas de aguacant. 4
Pistolas de aguacant. 20
Esponjascant. 30
Cuerda para tira y aflojacant. 2
Antifacescant. 12
Chalecos deportivoscant. 30
Silbatos de salidacant. 6
Cronómetroscant. 4
Cintas métricascant. 3
Tiza para aceracant. 20
Burbujascant. 12
Bloques de juego de madera
Caja del tesoro
Mesas de manualidadescant. 3
Sillas para manualidadescant. 12
Cajas de plásticocant. 12
Conos bajoscant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Mantelescant. 10

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 16
Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Carritos de manocant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Estacascant. 40
Martillos de gomacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Pizarrascant. 4
Rotuladorescant. 24
Pulserascant. 150
Premioscant. 40
Pegatinas con nombrecant. 180

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Alargadores para iluminacióncant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Cubetas para lavarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 3
Guantes de gomacant. 12
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Termómetros de fiebrecant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Extintorescant. 2
Mantas de emergenciacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Reserva también las carpas, los aseos y el equipo de sonido con varias semanas de margen, porque suelen tener disponibilidad limitada.
Diseña el plano antes de pedir todo el material. Separa la mesa de inscripción, las zonas de fútbol, baloncesto y juegos con agua, y deja pasillos despejados entre actividades.
En el formulario de inscripción, pide preferencias dietéticas y un contacto de emergencia por participante. Confirma las inscripciones y revisa esos datos antes del día del evento.
Asigna voluntarios por zonas y no solo por horario. Cada actividad debe tener una persona responsable, especialmente el castillo hinchable, los juegos de agua y las pruebas con carreras.
Comprueba el pronóstico unos días antes y deja listo el plan alternativo por lluvia. Imprime el plan de trabajo y las instrucciones para voluntarios para no depender de un móvil durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de juegos al aire libre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes reservar el lugar, tramitar permisos, contratar aseos y carpas, abrir las inscripciones y ajustar el número de voluntarios y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones?: Confírmalas entre 5 y 7 días antes del evento. En ese momento actualiza el número de participantes, las preferencias dietéticas, los contactos de emergencia y la distribución de grupos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un día de juegos?: Calcula como mínimo 1 voluntario por zona de actividad y añade 2 personas para inscripción, montaje y apoyo general. Si hay actividades simultáneas, juegos de agua o un castillo hinchable, asigna un responsable fijo a cada una.
¿Qué debe incluir el plan alternativo por lluvia?: Prepáralo al menos 3 días antes e indica si se cambia de lugar, se aplaza o se cancelan las actividades. Comunica la decisión a las personas inscritas en cuanto el pronóstico haga inviable el programa exterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.