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Journée de jeux en plein air : la checklist pour tout organiser

Une journée de jeux en plein air demande plus qu’une sélection d’activités et quelques ballons. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, organiser les inscriptions, prévoir les bénévoles et sécuriser chaque zone de jeu. Cette checklist de 78 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au contrôle météo de la veille. Vous y trouverez aussi les 102 fournitures à prévoir, des tentes aux chasubles sportives.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu de jeu

  • Gérer le permis et la déclaration

  • Vérifier l’assurance

  • Sélectionner les activités

    3 personnes

  • Créer le plan du site

    2 personnes

  • Vérifier les risques de sécurité

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Réserver le matériel de jeu

  • Réserver des tentes de réception

  • Réserver les toilettes

  • Réserver la sono

  • Assurer la présence des secours

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer les consignes des bénévoles

  • Confirmer les inscriptions

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Préparer un plan météo de secours

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    3 personnes

  • Vérifier le matériel de jeu

    2 personnes

  • Trier les prix et les bracelets

    2 personnes

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Inspecter le site

    2 personnes

  • Installer des tentes et des parasols

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Aménager le point de restauration

    3 personnes

  • Monter les stations de jeux

    6 personnes

  • Installer le château gonflable

    4 personnes

  • Brancher le son

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Accueillir les bénévoles

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

  • Préparer la liste d’inscription

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Enregistrer les enfants

    3 personnes

  • Expliquer les règles du jeu

    6 personnes

  • Encadrer le château gonflable

    2 personnes

  • Encadrer les jeux sportifs

    4 personnes

  • Encadrer l’atelier bricolage

    2 personnes

  • Animer les jeux d'eau

    3 personnes

  • Assurer le programme musical

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Maintenir les tables à manger propres

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Accompagner le départ des visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel de jeu

    5 personnes

  • Démonter le château gonflable

    4 personnes

  • Stocker les aliments en toute sécurité

    2 personnes

  • Ranger les boissons et les glacières

    2 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes et les parasols

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Débrancher le son

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables de pique-niqueqté 4
  • Ensembles de tables de bièreqté 4
  • Table d'inscription
  • Tabouretsqté 8
  • Barrières de sécuritéqté 12
  • Tables hautesqté 4

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 8
  • Ballons de basketqté 4
  • Ballons de handballqté 6
  • Poteaux de korfbalqté 2
  • Cônesqté 30
  • Cerceauxqté 20
  • Cordes à sauterqté 15
  • Témoins de relaisqté 12
  • Sacs de sableqté 30
  • Balles de tennisqté 24
  • Balles de softballqté 12
  • Frisbeesqté 10
  • Balles rebondissantesqté 8
  • Tissu parachute
  • Château gonflable
  • Bacs à eauqté 4
  • Pistolets à eauqté 20
  • Balles épongeqté 30
  • Corde de tir à la cordeqté 2
  • Masquesqté 12
  • Chasubles sportivesqté 30
  • Sifflets de départqté 6
  • Chronomètresqté 4
  • Mètres rubansqté 3
  • Craie de trottoirqté 20
  • Machine à bullesqté 12
  • Blocs de jeu en bois
  • Coffre au trésor
  • Tables de loisirs créatifsqté 3
  • Chaises de bricolageqté 12
  • Bacs en plastiqueqté 12
  • Plots basqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettes réutilisablesqté 120
  • Couverts réutilisablesqté 150
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Théièresqté 3

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Carafes d’eauqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Verres doseursqté 4
  • Louchesqté 8
  • Plateauxqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Nappesqté 10

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Microphones sans filqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Piles rechargeablesqté 16
  • Chargeurs de téléphone portableqté 4
  • Chariots à mainqté 2
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Piquetsqté 40
  • Marteaux en caoutchoucqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Ballonsqté 150
  • Ruban pour ballonsqté 3
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneaux du programmeqté 4
  • Panneaux en ardoiseqté 4
  • Marqueursqté 24
  • Braceletsqté 150
  • Prixqté 40
  • Étiquettes nominativesqté 180

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Lampes LEDqté 8
  • Rallonges pour l’éclairageqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balais à mainqté 4
  • Éléments pharesqté 4
  • Seauxqté 6
  • Épongesqté 12
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Pompes de désinfectionqté 6
  • Brosses de toilettesqté 3
  • Gants en caoutchoucqté 12
  • Porte-essuie-tout en papierqté 4

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Thermomètres de fièvreqté 2
  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Lampes de pocheqté 6
  • Extincteursqté 2
  • Couvertures de survieqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : les autorisations, l’assurance et les réservations de matériel dépendent de ces choix.
  • Prévoyez une table d’inscription clairement identifiable et rassemblez les coordonnées d’urgence de chaque participant avant le jour J. Ne remettez pas cette collecte à l’accueil.
  • Réservez le matériel de jeu, les tentes, les toilettes et la sono suffisamment tôt : il faut notamment coordonner les ballons, cônes, cerceaux, chasubles et équipements gonflables.
  • Transformez le plan du site en consignes simples pour les bénévoles : indiquez les zones de jeu, l’inscription, les secours, les toilettes et les passages à maintenir libres.
  • Vérifiez les prévisions météo quelques jours avant, puis préparez un plan de secours avant la veille. Prévoyez notamment une solution pour les activités, les inscriptions et le rangement du matériel.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de jeux en plein air ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le matériel, de gérer les autorisations, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée de jeux ?
Prévoyez au moins 1 bénévole par zone d’activité, plus 2 personnes pour l’accueil et 1 responsable de coordination. Ajoutez une personne de remplacement pour chaque tranche de 3 à 4 heures.
Quand faut-il vérifier la météo pour l’événement ?
Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille et le matin même. La décision d’appliquer le plan météo de secours doit être communiquée au plus tard 24 heures avant si possible.
Que faut-il prévoir pour l’inscription sur place ?
Installez la table d’inscription au moins 45 minutes avant l’arrivée du public. Préparez le déroulé imprimé, les listes d’inscrits, les coordonnées d’urgence et les consignes permettant d’orienter rapidement les participants.

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