Buitenspeeldag organiseren: checklist en planning

Een buitenspeeldag vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie, meldingen en programma, daarna vrijwilligers, materialen en deelnemers. Plan meerdere spelonderdelen met duidelijke spelregels en wijs per onderdeel een begeleider aan. Controleer vooraf of ballen, hoepels, pionnen, waterbakken en knutselmateriaal compleet zijn. Regel ook schaduw, drinkwater en een EHBO-set; die worden bij buitenactiviteiten snel vergeten. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de opruimdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering controleren
Speelprogramma samenstellen
2 personen
Spelbegeleiders werven
2 personen
Leveranciers en verhuurders benaderen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Weersverwachting volgen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma en route delen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
EHBO-set aanvullen
Telefoonnummers printen
Weerplan klaarleggen
Transport naar locatie regelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Spelstations uitzetten
4 personen
Springkussen controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Briefing spelbegeleiders geven
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Spelronde begeleiden
8 personen
Springkussen begeleiden
2 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Waterspellen begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Kinderen naar gevonden voorwerpen begeleiden
Eerste hulp verlenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Licht inschakelen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen veilig opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Dankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknickkleedjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 24
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Pionnenaantal 30
Estafettestokkenaantal 12
Kegelsaantal 12
Waterbakkenaantal 6
Sponsballenaantal 30
Springkussen
Stoepkrijtaantal 24
Bellenblaasaantal 12
Zakloopzakkenaantal 12
Trekkoord
Waterpistolenaantal 20
Knutseltafelsaantal 3
Knutselbakkenaantal 6
Kleurpotlodenaantal 24
Viltstiftenaantal 24
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 24
Ballenpompaantal 2
Reservebatterijen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Haspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8
Pijlenbordjesaantal 12
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 100
Prijslintjesaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Handvegersaantal 3
Blikvegersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handdesinfectieaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Pionnen voor afzettingaantal 20
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Zonnebranddispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum en locatie minimaal 6 weken vooraf vast en controleer meteen of een vergunning of melding nodig is. Vraag ook na waar partytenten, tafels en sportmateriaal mogen staan.
Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf rond en schrijf per spel de duur, leeftijdsgroep, benodigd materiaal en spelregels uit. Plan blokken van 20 tot 30 minuten, zodat kinderen kunnen wisselen.
Wijs per activiteit minstens 1 spelbegeleider aan en maak het vrijwilligersrooster 7 dagen vooraf. Zet daarnaast 1 reservebegeleider klaar voor uitval of een drukker onderdeel.
Controleer het materiaal 3 dagen vooraf aan de hand van de lijst. Sorteer ballen, pionnen, hoepels, springtouwen en knutselspullen per activiteit in aparte bakken, zodat opbouwen minder tijd kost.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 24 uur voor de start een besluit over schaduw, regen of verplaatsing. Koel dranken pas op de dag zelf en vul de EHBO-set vóór het opbouwen aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buitenspeeldag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Rond het programma en de vrijwilligersplanning uiterlijk 2 weken voor de buitenspeeldag af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buitenspeeldag?: Reken op 1 begeleider per actief spelonderdeel en voeg 1 reservebegeleider toe. Bij 6 gelijktijdige activiteiten heb je dus minimaal 7 begeleiders nodig, naast iemand voor ontvangst en EHBO.
Wat moet ik regelen bij slecht weer voor een buitenspeeldag?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een weersbesluit en leg vast welke onderdelen onder partytenten kunnen doorgaan. Zorg voor een alternatief programma en informeer deelnemers en vrijwilligers uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel spelmateriaal heb ik nodig voor een buitenspeeldag?: Plan per activiteit het benodigde materiaal en leg voor veelgebruikte onderdelen minstens 1 reserve klaar. Voor een groep van 20 kinderen zijn bijvoorbeeld 4 tot 5 ballen, 10 pionnen en 4 hoepels een werkbaar startpunt; pas dit aan op je programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.