Checklist para un día de juegos al aire libre

Un día de juegos al aire libre necesita más preparación que elegir unas cuantas actividades. Hay que reservar el lugar, comprobar permisos, coordinar monitores y voluntarios, y tener un plan alternativo si cambia el tiempo. Esta checklist reúne las gestiones y los materiales necesarios, desde las primeras reservas hasta las bebidas frías, las tarjetas con nombres y el botiquín. Úsala para avanzar por orden y llegar al día del evento con cada equipo clasificado y cada responsable informado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro
Preparar el programa de juegos
2 personas
Reclutar monitores de juego
2 personas
Contactar a proveedores y arrendadores
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Actualizar la lista de participantes
Compartir el programa y la ruta
Redactar las reglas del juego
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Reponer el botiquín de primeros auxilios
Imprimir números de teléfono
Dejar listo el plan para lluvia
Organizar el transporte al recinto
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las estaciones de juego
4 personas
Comprobar el castillo inflable
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Asegurar la electricidad y los cables
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Dar la sesión informativa a los monitores del juego
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Coordinar la ronda del juego
8 personas
Supervisar el castillo hinchable
2 personas
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
Guiar los juegos acuáticos
3 personas
Proporcionar la música
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar a los niños a objetos perdidos
Prestar primeros auxilios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Encender la luz
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Reunir el material de juego
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Guardar los materiales de forma segura
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar un mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mantas de picniccant. 12
Mantelescant. 8
Percheroscant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 3
Pelotas de teniscant. 24
Pelotas blandascant. 12
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Conoscant. 30
Testigos de relevocant. 12
Conoscant. 12
Bandejas de aguacant. 6
Esponjascant. 30
Castillo hinchable
Tiza para aceracant. 24
Burbujascant. 12
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Cordón de tracción
Pistolas de aguacant. 20
Mesas de manualidadescant. 3
Cajas para manualidadescant. 6
Lápices de colorescant. 24
Rotuladorescant. 24
Tijerascant. 12
Barras de pegamentocant. 24
Bomba de balóncant. 2
Baterías de repuesto

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 2
Abrebotellascant. 3
Papel de aluminiocant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Carretescant. 2
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 8
Señales de flechascant. 12
Rotuladorescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 100
Etiquetas de preciocant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobas de manocant. 3
Recogedores de cenizacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Desinfectante de manoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Conos para valladocant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Dispensadores de protector solarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar con varias semanas de margen: confirma los permisos, las notificaciones necesarias y el seguro antes de enviar las invitaciones.
Prepara un horario de juegos con bloques de 30 a 45 minutos y asigna un monitor o voluntario a cada actividad, incluidos los cambios de material y las pausas.
Comprueba el material al menos 48 horas antes. Cuenta balones, aros, conos, cuerdas, sacos y juegos de agua, y separa cada actividad en una caja o zona identificada.
Consulta la previsión del tiempo 72 y 24 horas antes. Las carpas, las mantas de picnic y un programa comunicado por escrito ayudan, pero define también cuándo cancelar o trasladar el evento.
Calcula las bebidas para el primer tramo del evento: prevé entre 2 y 3 por persona durante la primera hora y enfríalas con antelación. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y prepara los aperitivos el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de juegos al aire libre?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar un espacio, contratar proveedores o reclutar monitores. Deja las confirmaciones de participantes, el horario de voluntarios y la revisión del material para la última semana.
¿Cuántos juegos hacen falta para un día de juegos al aire libre?: Planifica entre 6 y 8 actividades para una jornada de 3 a 4 horas, con pausas y tiempo para cambiar de material. Incluye juegos de movimiento, opciones tranquilas y una actividad alternativa si el suelo está mojado.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y cerrar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Así puedes actualizar la lista de participantes, preparar las tarjetas con nombres y comprar comida según el número real.
¿Qué hago si llueve el día del evento?: Toma una decisión definitiva entre 24 y 48 horas antes, según la previsión y las condiciones del lugar. Comunica por escrito el cambio o la cancelación y no dependas solo de una carpa: algunas actividades y equipos necesitan una superficie seca y segura.

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