Checklist pour organiser une journée de jeux en plein air

Une journée de jeux en plein air demande plus que des ballons et quelques activités. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, répartir les bénévoles et prévoir un plan si la météo change. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au briefing du matin. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, trousse de premiers secours, boissons fraîches et numéros utiles imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier l’assurance
Établir le programme de spectacle
2 personnes
Recruter des animateurs de jeux
2 personnes
Contacter les fournisseurs et les loueurs
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Mettre à jour la liste des participants
Partager le programme en route
Rédiger le règlement
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
Imprimer les numéros de téléphone
Préparer le plan météo
Organiser le transport vers le lieu
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes de jeu
4 personnes
Vérifier le château gonflable
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Faire le briefing des animateurs de jeu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Animer le tour de jeu
8 personnes
Encadrer le château gonflable
2 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
Animer les jeux d'eau
3 personnes
Fournir la musique
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les enfants aux objets trouvés
Fournir les premiers secours
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Allumer les lumières
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Stocker les matériaux en toute sécurité
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les restes de nourriture
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Plaids de pique-niqueqté 12
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Balles de tennisqté 24
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cônesqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 12
Bacs à eauqté 6
Balles épongeqté 30
Château gonflable
Craie de trottoirqté 24
Machine à bullesqté 12
Sacs de course en sacqté 12
Cordon de traction
Pistolets à eauqté 20
Tables de loisirs créatifsqté 3
Bacs de bricolageqté 6
Crayons de couleurqté 24
Feutresqté 24
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 24
Pompe à ballonsqté 2
Piles de rechange

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Enrouleursqté 2
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 8
Panneaux de flèchesqté 12
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Étiquettes de prixqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balais à mainqté 3
Bacs à jeterqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Plots de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 8
Distributeurs de crème solaireqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez avant toute invitation si une autorisation, une déclaration ou une assurance spécifique est nécessaire.
Réservez rapidement les tentes, tables, chaises et équipements volumineux comme le château gonflable. Confirmez les quantités 10 à 14 jours avant, puis contrôlez le matériel à sa réception.
Traitez les inscriptions avec une date limite fixée environ 10 jours avant l’événement. Demandez en même temps les besoins alimentaires et mettez à jour la liste des participants.
Préparez le planning des bénévoles avec des créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez des responsables distincts pour l’accueil, les jeux, les activités créatives, le ravitaillement et les premiers secours.
Suivez les prévisions météo dès la semaine précédente et prenez une décision claire 48 heures avant. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas, imprimez les contacts utiles et briefez les bénévoles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de jeux en plein air ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations de matériel, les animateurs et les inscriptions prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée de jeux ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par zone d’activité et 1 personne pour le ravitaillement et les imprévus. Pour une journée de 30 à 40 participants, cela représente généralement 6 à 8 bénévoles par rotation.
Quand confirmer le matériel et les locations ?: Faites une première réservation 4 à 6 semaines avant, puis confirmez les quantités 10 à 14 jours avant. Effectuez un contrôle complet la veille, notamment pour les ballons, cônes, jeux d’eau, tables et tentes.
Que faire s’il pleut le jour de la journée de jeux ?: Définissez un plan météo au plus tard 48 heures avant et communiquez-le aux participants. Prévoyez des espaces couverts, adaptez les jeux d’eau et gonflables, et gardez les numéros de téléphone imprimés pour prévenir rapidement en cas de changement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.