Buitenbruiloft organiseren: checklist en planning

Een buitenbruiloft vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie locatie en goed weer. Je regelt niet alleen de ceremonie, catering en decoratie, maar ook partytenten, extra stoelen, servies, glaswerk en een concreet slechtweerplan. Begin met datum, locatie en gastenlijst en werk daarna toe naar bevestigde aantallen en leveringen. Deze checklist bevat 89 taken en 66 spullen, zodat je per fase kunt controleren wat geregeld, besteld, gemaakt en geleverd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ceremonieprogramma maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menu en aantallen bevestigen
2 personen
Catering bestellen
Taart bestellen
Bloemen bestellen
Partytenten reserveren
Extra stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan vastleggen
2 personen
Leveringen bevestigen
Muziek afspeellijst maken
Ceremoniemuziek selecteren
2 personen
Levering van materialen controleren
2 personen
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Tafellinnen strijken
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Programmakaarten snijden
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
Noodset voor kleding maken
Eerste boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Kruiden en sauzen klaarzetten
Afvalpunten voorbereiden
Toiletten aanvullen
Terrein maaien en schoonmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ceremonieplek markeren
2 personen
Ceremonieboog opbouwen
2 personen
Stoelen voor ceremonie plaatsen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen bij diner plaatsen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies op tafel zetten
3 personen
Glazen en bestek plaatsen
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Ceremonieprogramma klaarleggen
Gastenboek klaarzetten
Cadeautafel inrichten
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Taarttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Ceremoniemuziek afspelen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Dinerbuffet bijhouden
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart en koffie serveren
3 personen
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Drankvoorraad veilig opbergen
2 personen
Eerste opruimronde uitvoeren
4 personen
Servies voorspoelen
3 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugbrengen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Dinertafelsaantal 8
Ceremoniestoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Cadeautafel
Taarttafel
Ceremonieboog
Parasolsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 110
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 16

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 100
Bloemvazenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Programmakaartenaantal 100
Gastenboek
Pennenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Lintenaantal 6
Theelichthoudersaantal 30
LED-theelichtenaantal 40
Ringkussen

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Taartmes
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaaksponsjesaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Buitenlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het slechtweerplan uiterlijk 4 weken voor de bruiloft vast. Noteer waar de ceremonie, het diner en de cadeautafel komen als regen of harde wind het buitenprogramma onmogelijk maakt.
Bevestig catering, taart en menu-aantallen 2 tot 3 weken vooraf. Gebruik de definitieve aanmeldingen en dieetwensen, zodat je niet op de dag zelf nog maaltijden of servies moet bijbestellen.
Tel servies en glaswerk minstens 7 dagen voor de bruiloft opnieuw. Controleer afzonderlijk de dinerborden, dessertborden, waterglazen, wijnglazen, champagneglazen en koffiekopjes.
Plan leveringen in tijdvakken van 30 tot 60 minuten en wijs per levering één ontvangstpersoon aan. Controleer op de dag vóór de bruiloft of tenten, stoelen, tafels en decoratiematerialen daadwerkelijk aanwezig zijn.
Maak naamkaartjes, tafelnummers en programmakaarten uiterlijk 3 dagen vooraf. Sorteer bloemvazen, bloemstukken, tafellopers en servetten per tafel, zodat de opbouw niet afhankelijk is van één persoon die alles moet uitzoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een buitenbruiloft vastleggen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf vast. Reserveer partytenten, extra stoelen en andere grote materialen zodra de locatie definitief is, meestal uiterlijk 6 maanden voor de bruiloft.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een buitenbruiloft op te bouwen?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor tenten, tafels, stoelen, ceremonieboog, buffettafels en decoratie. Houd daarnaast 60 minuten vrij voor een laatste controle van servies, glaswerk, tafellinnen en bewegwijzering.
Wanneer moet ik de gastenlijst en dieetwensen definitief maken?: Verwerk de aanmeldingen tot 3 à 4 weken voor de bruiloft en sluit daarna de aantallen voor catering en tafelschikking. Vraag dieetwensen uiterlijk 4 weken vooraf uit, zodat de cateraar ze kan meenemen.
Wat moet er in een slechtweerplan voor een buitenbruiloft staan?: Leg minstens 4 weken vooraf vast waar gasten schuilen, waar de ceremonie plaatsvindt en hoe diner, taart en muziek doorgaan. Controleer de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf dagelijks en neem uiterlijk 24 uur tevoren de definitieve beslissing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.