Hochzeit im Freien organisieren: die komplette Checkliste

Eine Hochzeit im Freien braucht mehr Vorbereitung als eine Feier in einem festen Saal. Neben Gästeliste, Einladungen und Ablauf musst du Zelte, Sitzplätze, Geschirr, Catering und den Wetterplan rechtzeitig koordinieren. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Mengen und Lieferungen und gehe in der letzten Woche alle Materialien einzeln durch. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung – von der ersten Zusage bis zum gedeckten Tisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Zeremonieprogramm erstellen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menü und Mengen bestätigen
2 Personen
Catering bestellen
Torte bestellen
Blumen bestellen
Partyzelte reservieren
Zusätzliche Stühle reservieren
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterplan festlegen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Musik-Playlist erstellen
Zeremonienmusik auswählen
2 Personen
Lieferung der Materialien prüfen
2 Personen
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
Tischwäsche bügeln
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Namensschilder schreiben
2 Personen
Programmkarten zuschneiden
2 Personen
Geschenketisch vorbereiten
Notfallset für Kleidung zusammenstellen
Erste Einkäufe erledigen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Gemüse waschen und schneiden
2 Personen
Kräuter und Saucen bereitstellen
Abfallstellen vorbereiten
Toiletten auffüllen
Gelände mähen und reinigen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Zeremonieort markieren
2 Personen
Zeremoniebogen aufbauen
2 Personen
Stühle für die Zeremonie aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle beim Dinner aufstellen
3 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Geschirr auf den Tisch stellen
3 Personen
Gläser und Besteck bereitstellen
3 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Zeremonieprogramm bereitlegen
Gästebuch bereitstellen
Geschenketisch einrichten
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kuchentisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränkestation einrichten
2 Personen
Willkommensgetränk bereitstellen
2 Personen
Letzte Geländekontrolle durchführen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Zeremonie begleiten
3 Personen
Zeremoniemusik abspielen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Dinnerbuffet betreuen
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Kuchen und Kaffee servieren
3 Personen
Musik und Tanz organisieren
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Getränkevorrat sicher verstauen
2 Personen
Erste Aufräumrunde durchführen
4 Personen
Geschirr vorspülen
3 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Dekoration abnehmen
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Möbel zurückbringen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
EsstischeAnz. 8
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
Geschenketisch
Kuchentisch
Zeremonienbogen
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 110
WeingläserAnz. 110
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 16

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 100
BlumenvasenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
Willkommensschild
TischnummernAnz. 8
NamensschilderAnz. 90
ProgrammkartenAnz. 100
Gästebuch
StifteAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
PapierlampionsAnz. 20
BänderAnz. 6
TeelichthalterAnz. 30
LED-TeelichterAnz. 40
Ringkissen

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 16
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Tortenmesser
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
ReinigungsschwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

AußenlampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Schlechtwetterplan spätestens vier Wochen vor der Hochzeit fest. Prüfe, ob Partyzelte, zusätzliche Stühle und Sonnenschirme am selben Ort und zur vereinbarten Zeit geliefert werden können.
Bestätige Menü und Mengen erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Für Buffet, Torte und Getränke braucht der Caterer eine verlässliche Gästezahl, nicht nur eine grobe Schätzung.
Zähle Geschirr und Gläser mindestens eine Woche vorher: Dinner- und Dessertteller, Wasser-, Wein- und Champagnergläser sowie Besteck. Plane zusätzlich Zeit ein, um fehlende Teile nachzubestellen oder abzuholen.
Sortiere Dekoration und Papeterie zwei bis drei Tage vor der Feier nach Tischen. Lege Tischläufer, Stoffservietten, Vasen, Blumenarrangements, Tischnummern, Namensschilder und Programmkarten jeweils zusammen.
Bestätige alle Lieferungen spätestens 48 Stunden vorher und benenne eine Person als Ansprechpartner vor Ort. So musst du am Hochzeitstag nicht gleichzeitig Catering, Zelte, Blumen und Materiallieferungen koordinieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Hochzeit im Freien planen?: Starte idealerweise 12 bis 18 Monate vorher, besonders wenn Ort, Catering und Partyzelte noch gebucht werden müssen. Die genaue Ablaufplanung, Tischordnung und Materialkontrolle gehören in die letzten sechs bis acht Wochen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Hochzeit im Freien verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Monate vor der Hochzeit. Bitte um Rückmeldung spätestens sechs bis acht Wochen vorher, damit du Menü, Mengen, Sitzordnung und Ernährungswünsche rechtzeitig bestätigen kannst.
Wie viele Stühle braucht man für eine Hochzeit im Freien?: Plane für jeden Gast einen Sitzplatz bei der Zeremonie und beim Essen ein. Wenn die Stühle nach der Zeremonie umgestellt werden, kläre mindestens zwei bis drei Wochen vorher, wer das übernimmt und wie viele zusätzliche Plätze für ältere oder mobilitätseingeschränkte Gäste nötig sind.
Wann sollte man den Wetterplan für eine Hochzeit im Freien festlegen?: Die Entscheidung für Zelte und einen Ausweichplan sollte spätestens vier Wochen vorher stehen. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich 48 bis 72 Stunden vor der Feier und bestätige dann Lieferungen, Aufbau und die Zuständigkeiten vor Ort.

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