Checklist pour organiser un mariage en plein air

Un mariage en plein air demande plus qu’un lieu agréable et une belle décoration. Il faut prévoir les installations, les repas, les assises et un plan précis si la météo change. Cette checklist de 89 tâches et 66 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation de la date jusqu’à la préparation des tables et de la cérémonie. Vous évitez ainsi les oublis fréquents, comme les verres supplémentaires, les livraisons mal coordonnées ou l’absence de solution de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Confirmer le menu et les quantités
2 personnes
Commander le catering
Commander le gâteau
Commander des fleurs
Réserver des tentes de réception
Réserver des chaises supplémentaires
Vérifier les prévisions météo
Établir le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Confirmer les livraisons
Créer la playlist musicale
Sélectionner la musique de cérémonie
2 personnes
Vérifier la livraison du matériel
2 personnes
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
Repasser le linge de table
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Découper les cartons du programme
2 personnes
Préparer la table des cadeaux
Préparer une trousse d'urgence pour les vêtements
Faire les premières courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer les épices et les sauces
Préparer les points de collecte des déchets
Réapprovisionner les toilettes
Tondre et nettoyer le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Marquer le lieu de la cérémonie
2 personnes
Monter l’arche de cérémonie
2 personnes
Installer les chaises pour la cérémonie
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises pour le dîner
3 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Mettre la vaisselle sur la table
3 personnes
Installer les verres et les couverts
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Préparer le programme de la cérémonie
Préparer le livre d’or
Aménager la table des cadeaux
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer la table du gâteau
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Préparer la boisson de bienvenue
2 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Diffuser la musique de cérémonie
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Suivre le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau et le café
3 personnes
Assurer la musique et la danse
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
Effectuer le premier rangement
4 personnes
Rincer la vaisselle
3 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ramener le mobilier
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de dînerqté 8
Chaises de cérémonieqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 6
Table des cadeaux
Table à gâteaux
Arche de cérémonie
Parasolsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 110
Verres à vinqté 110
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 16

Décoration

Chemins de tableqté 8
Serviettes en tissuqté 100
Vases à fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 8
Badges nominatifsqté 90
Cartes du programmeqté 100
Livre d’or
Stylosqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampions en papierqté 20
Rubansqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 30
Bougies chauffe-plat LEDqté 40
Coussin d’alliances

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Couteau à gâteau
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Éponges de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 8
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis établissez la liste des invités avant d’envoyer les invitations. Fixez une date limite de réponse pour disposer du nombre définitif de convives au moment de commander le traiteur.
Réservez les tentes, les chaises et les tables suffisamment tôt, surtout si la cérémonie, le dîner et le buffet utilisent des espaces différents. Prévoyez les tables des cadeaux, du gâteau et du buffet dans le plan d’installation, plutôt que de chercher leur emplacement le jour même.
Demandez les besoins alimentaires avec les réponses aux invitations et transmettez le nombre final au traiteur. Vérifiez séparément les quantités de vaisselle, de verres et de couverts : un mariage en extérieur nécessite souvent des pièces supplémentaires pour le buffet, le gâteau et le café.
Préparez un véritable plan météo, pas seulement une vérification des prévisions. Décidez à l’avance où déplacer la cérémonie, les invités et les tables si la pluie ou le vent rendent l’installation extérieure impossible.
Regroupez la décoration et les supports imprimés avant l’installation : numéros de table, badges nominatifs, cartes du programme, panneau d’accueil et livre d’or. Confirmez aussi les horaires de livraison du matériel afin qu’ils soient compatibles avec le montage des tentes et des tables.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un mariage en plein air ?: Commencez les réservations dès que la date et le lieu sont confirmés. Le traiteur, les tentes, les chaises, les fleurs et le gâteau doivent être commandés avant les dernières semaines, afin de garder du temps pour confirmer les quantités et les livraisons.
Que prévoir en cas de pluie pour un mariage en plein air ?: Préparez un plan de repli plusieurs jours avant la cérémonie et vérifiez les prévisions météo régulièrement. Déterminez précisément où installer les tentes, les tables, les chaises et le buffet, puis communiquez la décision aux prestataires et aux proches au plus tard la veille.
Combien de verres et d’assiettes faut-il pour un mariage en extérieur ?: Comptez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau et les verres prévus pour chaque invité, puis ajoutez une réserve pour les changements de service et la casse. Contrôlez le stock la veille en séparant les pièces destinées au dîner, au gâteau, au café et au champagne.
Quand confirmer le nombre de repas du mariage ?: Attendez la date limite indiquée sur les invitations pour traiter les réponses et recueillir les allergies ou régimes alimentaires. Confirmez ensuite le nombre final et les besoins particuliers au traiteur selon son délai, idéalement au moins une semaine avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.