Bubble run organiseren: checklist en planning

Een bubble run vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en schuim. Je regelt tegelijk deelnemers, verkeersveiligheid, bubbelmachines, stroom, EHBO en de afhandeling bij de finish. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijvingen, materiaal en vrijwilligers. In de laatste week controleer je vooral de weersverwachting, noodcontacten, startnummers, medailles en bubbelvloeistof. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verzekering controleren
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Medaillebestelling plaatsen
Bubbelmachines reserveren
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Draaiboek afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten verzamelen
Startnummers sorteren
2 personen
Medaillelinten controleren
2 personen
Bubbelvloeistof klaarzetten
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen

Event

Terrein inspecteren
3 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Bubbelmachines plaatsen
3 personen
Bubbelmachines testen
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Routebordjes uitzetten
4 personen
Waterpunten inrichten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Laatste parcourscontrole uitvoeren
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startsein geven
2 personen
Parcoursposten bemannen
10 personen
Deelnemers begeleiden
6 personen
Bubbelmachines bedienen
4 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Medaille-uitgifte bemannen
3 personen
Fotopunt bemannen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finishgebied begeleiden
4 personen
Vrije inloop begeleiden
3 personen
Licht en muziek bedienen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen
Bubbelmachines uitschakelen
3 personen

Nazorg

Parcours afzetten verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bubbelvloeistof en materiaal tellen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 5
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 8
Startboog
Finishboog
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishermedaillesaantal 180
Routebordjesaantal 25
Pionnenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Handstopwatchesaantal 4
Startpistool
Sporttassenaantal 6

Apparatuur

Bubbelmachinesaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare bouwlampenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Waterketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Waterdispensersaantal 4

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours en de start- en finishlocatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarna direct of een vergunning, melding, verkeersplan of toestemming van de locatie nodig is.
Reserveer bubbelmachines en test vóór de wedstrijddag waar verlengkabels, kabelhaspels en stekkerdozen veilig kunnen liggen. Plan per bubbelzone een vrijwilliger die de doorgang en veiligheid bewaakt.
Stel de deelnemerslimiet vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Houd rekening met de breedte van het parcours, het aantal startnummers en de capaciteit van start, finish en EHBO.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een taak met starttijd. Zorg naast parcoursbegeleiders ook voor bezetting bij inschrijving, bubbelzones, finish, verkeer en EHBO.
Stuur de deelnemersinformatie enkele dagen voor de run. Vermeld starttijd, route, bereikbaarheid, wat deelnemers aantrekken, waar ze hun startnummer ophalen en wat er gebeurt bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bubble run organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, locaties en vergunningen. Voor een grotere run met verkeersmaatregelen, sponsoren of veel vrijwilligers is 3 tot 6 maanden voorbereiding realistischer.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bubble run?: Reken voor een kleine run op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijk punt: inschrijving, start, finish, iedere bubbelzone, verkeersposten en materiaal. Tel daarnaast minstens 2 coördinatoren en een volledige EHBO-bezetting mee.
Wanneer moet ik bubbelmachines en bubbelvloeistof regelen?: Reserveer de bubbelmachines zodra datum en parcours vaststaan, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Controleer uiterlijk 1 week voor de run de werking, stroomaansluitingen en hoeveelheid bubbelvloeistof.
Wat moet ik een week voor een bubble run controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de weersverwachting, vrijwilligersindeling, vergunningen, verkeersafzetting, startnummers, medaillelinten en noodcontacten. Maak het draaiboek definitief en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.