Bubble Run organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bubble Run braucht mehr als eine Strecke und Seifenblasen. Du musst früh festlegen, wie viele Menschen starten, wo Start und Ziel liegen und wer an den einzelnen Streckenabschnitten steht. Plane Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsführung vor der Anmeldung ein. In den letzten Tagen zählen vor allem Teilnehmerinfos, Startnummern, Medaillen, Wettercheck und die Kontrolle der Seifenblasenmaschinen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Strecke festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Versicherung prüfen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startnummern bestellen
Medaillenbestellung aufgeben
Seifenblasenmaschinen reservieren
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Parcours auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Drehbuch ausdrucken
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Notfallkontakte sammeln
Startnummern sortieren
2 Personen
Medaillenbänder prüfen
2 Personen
Seifenblasenflüssigkeit bereitstellen
2 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen

Event

Gelände inspizieren
3 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Bubble-Maschinen aufstellen
3 Personen
Seifenblasenmaschinen testen
3 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Wasserstellen einrichten
3 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
6 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Letzte Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Streckenposten besetzen
10 Personen
Teilnehmende betreuen
6 Personen
Seifenblasenmaschinen bedienen
4 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Medaillenvergabe besetzen
3 Personen
Fotopunkt betreuen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Zielbereich betreuen
4 Personen
Freien Einlass betreuen
3 Personen
Licht und Musik bedienen
2 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
3 Personen
Seifenblasenmaschinen ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

Absperrungen der Strecke entfernen
4 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Seifenblasenflüssigkeit und Material zählen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 5
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 8
Startbogen
Zielbogen
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
SicherheitsnadelnAnz. 400
FinishermedaillenAnz. 180
WegweiserAnz. 25
KegelAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 8
HandstoppuhrenAnz. 4
Startpistole
SporttaschenAnz. 6

Ausstattung

SeifenblasenmaschinenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mischpult
KühlboxenAnz. 6
Wiederaufladbare BaustrahlerAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
WasserkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

WasserkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
WasserspenderAnz. 4

Reinigung

AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei, ob Absperrgitter, Verkehrskegel und Wegweiser an allen unübersichtlichen Stellen gebraucht werden.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So musst du Teilnehmerlimit und Streckenführung nicht später wegen Auflagen ändern.
Teile Helfer spätestens 10 Tage vor dem Lauf festen Positionen zu. Plane zusätzlich eine Erstbesetzung für Start und Ziel sowie eine Reserve für Ausfälle ein.
Bestelle Startnummern und Medaillen nicht erst nach Anmeldeschluss. Sortiere beides am Vortag; prüfe dabei auch Medaillenbänder, Sicherheitsnadeln und die Teilnehmerliste.
Teste Seifenblasenmaschinen, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Stelle die Seifenblasenflüssigkeit bereit und sichere Kabel an Lauf- und Zuschauerwegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bubble Run organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Strecke, Genehmigungen, Start- und Zielort, Versicherung und Helfer noch ohne Zeitdruck klären.
Wie viele Helfer braucht man für einen Bubble Run?: Plane mindestens eine eingeteilte Person pro wichtigen Streckenabschnitt sowie zusätzliche Helfer für Anmeldung, Start, Ziel und Erste Hilfe ein. Die endgültige Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerlimit und Zahl der Kreuzungen ab; teile alle Positionen spätestens 10 Tage vorher zu.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Schicke die Informationen 5 bis 7 Tage vor dem Bubble Run. Nenne darin Startzeit, Treffpunkt, Streckenhinweise, Hinweise zu Ernährung oder Kleidung sowie einen Kontakt für Notfälle.
Was muss am Tag vor dem Bubble Run geprüft werden?: Kontrolliere Wettervorhersage, Startnummern, Medaillenbänder, Seifenblasenflüssigkeit und die Funktion aller Maschinen. Lege Material und Helferunterlagen am Vortag bereit, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und verteilt werden muss.

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