Checklist pour organiser une bubble run sans rien oublier

Une bubble run demande davantage qu’un parcours et des machines à bulles. Il faut cadrer les autorisations, l’assurance, le nombre de participants et la circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les dossards, les bénévoles, les secours, les médailles et la préparation du liquide à bulles. Cette checklist de 74 tâches et 52 équipements suit l’ordre de préparation, des premières décisions jusqu’à l’accueil des coureurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier l’assurance
Définir la limite de participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Passer la commande des médailles
Réserver les machines à bulles
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Recueillir les contacts d'urgence
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les rubans des médailles
2 personnes
Préparer le liquide à bulles
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les machines à bulles
3 personnes
Tester les machines à bulles
3 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Effectuer le dernier contrôle du parcours
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir les postes du parcours
10 personnes
Accompagner les participants
6 personnes
Faire fonctionner les machines à bulles
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer la remise des médailles
3 personnes
Tenir le stand photo
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
Encadrer l’accueil libre
3 personnes
Gérer la lumière et la musique
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes
Éteindre les machines à bulles
3 personnes

Suivi

Retirer les balisages du parcours
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Compter le liquide à bulles et le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 5
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 8
Arche de départ
Arche d'arrivée
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Panneaux d’orientationqté 25
Cônesqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Chronomètres manuelsqté 4
Pistolet de départ
Sacs de sportqté 6

Équipement

Machines à bullesqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Table de mixage
Glacièresqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 24
Distributeurs d'eauqté 4

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Balais à mainqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le parcours et les points de départ et d’arrivée avant de réserver les machines à bulles. Le parcours détermine aussi les besoins en cônes, barrières, ruban de balisage et panneaux d’orientation.
Vérifie les autorisations, les déclarations et l’assurance avant de publier le formulaire d’inscription. Définis également une limite de participants : elle conditionne le nombre de dossards, de médailles, de bénévoles et la capacité des secours.
Prévois les bénévoles par fonction plutôt que de les affecter uniquement au départ. Il faut couvrir l’inscription, le balisage, les zones de bulles, la circulation, l’arrivée et l’aide aux participants.
Envoie les informations pratiques avant l’événement et recueille les contacts d’urgence ainsi que les besoins alimentaires. Rappelle l’horaire, le lieu, le fonctionnement des bulles et les consignes de sécurité pour limiter les questions le jour J.
Contrôle la météo et le matériel la veille, notamment les rallonges, multiprises, batteries, enceintes et machines à bulles. Prépare le liquide à bulles, trie les dossards et vérifie les rubans des médailles avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bubble run ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une organisation complète. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le lieu et les machines à bulles, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il réserver les machines à bulles pour une bubble run ?: Réserve-les idéalement 6 à 8 semaines avant la course, surtout si la date est déjà fixée. Vérifie en même temps l’alimentation électrique, les rallonges, les multiprises et l’emplacement de chaque machine sur le parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une bubble run ?: Compte au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 participants, puis adapte selon la longueur du parcours et le nombre de zones de bulles. Ajoute des personnes dédiées à l’inscription, à la circulation, à l’arrivée et à la coordination des secours.
Que faut-il préparer la veille d’une bubble run ?: La veille, vérifie la météo, le balisage, les machines, le liquide à bulles et les branchements électriques. Prépare aussi les dossards par ordre, les médailles, le déroulé imprimé, les contacts d’urgence et les informations destinées aux participants.

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