Bruiloftsshow organiseren: checklist en planning

Een bruiloftsshow vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je moet exposanten, bezoekersstromen, presentaties, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna leveranciers en deelnemers vast en werk vervolgens toe naar de publiekscommunicatie. Deze checklist helpt je om de 80 taken in een logische volgorde af te werken, van de eerste bevestigingen tot badges, bewegwijzering en het verspreiden van het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Exposanten selecteren
2 personen
Exposanten aanmelden
Programma opstellen
2 personen
Modepresentatie plannen
2 personen
Presentatoren vastleggen
Fotograaf vastleggen
Muzikanten vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Plattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Draaiboek verspreiden
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Badges sorteren
Presentaties verzamelen
Muziekbestanden verzamelen
Techniek testen
2 personen
Cateringmenu controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitladen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Modepodium opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties instellen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
Briefing medewerkers geven
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Leveranciers presenteren
2 personen
Modepresentatie begeleiden
4 personen
Muziekprogramma uitvoeren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Vragen van gasten beantwoorden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Prijsactie uitvoeren
2 personen
Avondprogramma presenteren
2 personen
Afscheidsgeschenken uitdelen
2 personen
Gasten uitchecken
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair verzamelen
4 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Exposantenmaterialen retourneren
2 personen
Facturen verzamelen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Beurzentafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 100
Loungebankenaantal 6
Loungefauteuilsaantal 12
Statafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Presentatielessenaar

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120

Keuken

Buffetbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks en schilmessenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtslingersaantal 10

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 25
Stoelhoezenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 12
Standbordenaantal 20
Naamkaartjesaantal 100
Exposantenbadgesaantal 40
Programmaboekjesaantal 120
Cadeautasjesaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en beschikbare ruimtes eerst. Pas daarna kun je standplaatsen, podiumdelen, kledingrekken, loungebanken en zitplaatsen betrouwbaar verdelen.
Plan de modepresentatie en andere presentaties vroeg in het programma. Verzamel muziekbestanden en presentaties uiterlijk één week vooraf, zodat techniek en presentatoren tijd hebben om te testen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de show. Geef het definitieve aantal door aan de catering en controleer ook servies, waterkaraffen, thermoskannen en koffiezetapparaten.
Maak een plattegrond met aparte zones voor exposanten, ontvangst, modepresentatie en catering. Stuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging of uiterlijk 3 dagen voor de show, zodat bezoekers weten waar ze heen moeten.
Leg het draaiboek, de badges en de bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf klaar. Sorteer naamkaartjes en badges vooraf per rol of stand en verspreid het draaiboek uiterlijk 48 uur voor aanvang onder leveranciers en presentatoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bruiloftsshow organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en leveranciers. Leg exposanten en het programma daarna vast; reserveer catering, meubilair en techniek uiterlijk 8 weken voor de show.
Wanneer moet ik exposanten aanmelden voor een bruiloftsshow?: Selecteer exposanten ongeveer 4 tot 6 maanden vooraf en geef ze daarna direct hun standinformatie. Vraag definitieve presentaties, logo’s en praktische gegevens uiterlijk 2 weken voor de show op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bruiloftsshow?: Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van beurzentafels, receptietafels, stoelen, podiumdelen, kledingrekken en techniek. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor een geluidscheck en een volledige controle van de plattegrond.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen en parkeerinformatie?: Verstuur de uitnodigingen zodra programma en deelnemende exposanten voldoende vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Stuur parkeerinformatie opnieuw uiterlijk 3 dagen voor de show naar alle aangemelde bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.