Hochzeitsshow organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege für Aussteller eine feste Anmeldefrist fest, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeitsshow. Danach bleiben noch etwa 2 Wochen, um Standplätze, Namensschilder und Badges vollständig zuzuweisen.
• Plane die Modenschau nicht nur auf dem Papier: Lege spätestens 14 Tage vorher Reihenfolge, Moderation, Musikdateien und einen kurzen Techniktest fest. So lassen sich fehlende Präsentationen oder ungeeignete Audiodateien noch ersetzen.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und übergib die endgültige Zahl spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering. Rechne zusätzlich mit getrennten Buffetbehältern und eindeutig beschrifteten Speisen.
• Erstelle den Lageplan nach der Standvergabe und verschicke ihn zusammen mit Parkinformationen und dem Ablaufplan spätestens 5 Tage vorher. Besucher finden Empfangstische, Messetische und die Bühne dann ohne Rückfragen.
• Bestätige Fotograf, Musiker, Moderatoren und Technik nicht nur telefonisch, sondern schriftlich. Eine letzte Rückmeldung 48 Stunden vor Beginn sollte Ankunftszeit, Aufbau, Lautsprecher, Bühnenelemente und benötigte Präsentationen abdecken.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsshow organisieren?

Starte etwa 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Lieferanten. Die Anmeldung der Aussteller sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin beginnen, damit Standplätze und Programm rechtzeitig feststehen.

Wann müssen die Aussteller für eine Hochzeitsshow angemeldet sein?

Setze die Anmeldefrist auf ungefähr 6 Wochen vor der Veranstaltung. Schließe die Standplatzvergabe und die Badges danach innerhalb von 7 bis 10 Tagen ab.

Wie viele Tage vorher sollte man das Catering bestätigen?

Bestätige die endgültige Gästezahl und alle Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher. Für Geschirr, Buffetbehälter, Kaffeemaschinen und Kühlung solltest du zusätzlich spätestens 3 Tage vor dem Aufbau eine Lieferbestätigung einholen.

Wann verschickt man den Ablaufplan für eine Hochzeitsshow?

Sende den Ablaufplan, Lageplan und Parkinformationen 5 bis 7 Tage vor der Hochzeitsshow an Aussteller, Moderatoren, Musiker und Helfer. Eine kurze letzte Abstimmung am Vortag klärt Änderungen bei Technik oder Präsentationen.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst