Organiser un salon du mariage : la checklist complète

Un salon du mariage se prépare dans un ordre précis : date, lieu, exposants, programme, invitations et logistique doivent avancer ensemble. Commence par confirmer le lieu et les prestataires, puis structure les inscriptions et les emplacements des exposants. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller le déroulé, la signalétique, les badges et les besoins alimentaires. Cette checklist regroupe 80 tâches et 62 éléments à prévoir pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Sélectionner les exposants
2 personnes
Inscrire les exposants
Élaborer le programme
2 personnes
Planifier le défilé de mode
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Réserver le photographe
Réserver les musiciens
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Diffuser le déroulé
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Trier les badges
Rassembler les présentations
Rassembler les fichiers musicaux
Tester la technique
2 personnes
Vérifier le menu traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Décharger le matériel du stand
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
3 personnes
Monter le podium de mode
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Configurer les présentations
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
Briefer les collaborateurs
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Présenter les fournisseurs
2 personnes
Animer le défilé de mode
4 personnes
Exécuter le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Répondre aux questions des invités
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Mettre en place une action promotionnelle
2 personnes
Présenter le programme de la soirée
2 personnes
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
Effectuer le check-out des invités
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner le matériel des exposants
2 personnes
Rassembler les factures
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de salonqté 20
Chaises pliantesqté 100
Canapés de salonqté 6
Fauteuils loungeqté 12
Tables hautesqté 10
Tabourets de barqté 20
Portants à vêtementsqté 8
Éléments de podiumqté 6
Pupitre de présentation

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120

Cuisine

Bacs à buffetqté 12
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 12
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisine et couteaux d’épluchageqté 6
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Compositions floralesqté 12
Nappesqté 25
Housses de chaiseqté 100
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 20
Badges nominatifsqté 100
Badges des exposantsqté 40
Brochures du programmeqté 120
Sacs cadeauxqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de solliciter les exposants : sans ces deux informations, tu ne peux pas confirmer les inscriptions ni attribuer les emplacements. Prévois aussi les accès pour le montage et le stationnement.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la semaine précédente. Cela laisse au traiteur le temps d’adapter les quantités et de prévoir les boissons, la vaisselle et le matériel de buffet.
Finalise le plan des espaces au moins 2 semaines avant l’ouverture. Indique les tables, les assises, les portants, le podium et les zones de circulation, puis envoie à chaque exposant son emplacement.
Rassemble les supports des présentateurs et les fichiers musicaux 7 jours avant le salon. Teste ensuite les haut-parleurs et la technique avec le déroulé complet, y compris le défilé de mode.
Prépare les badges nominatifs et trie-les par ordre d’arrivée avant le jour J. Envoie aussi les informations de parking et le programme final quelques jours à l’avance pour réduire les demandes à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du mariage ?: Prévois idéalement 4 à 6 mois pour sélectionner les exposants, réserver le catering, le mobilier et la technique, puis diffuser les invitations. Les 2 dernières semaines sont consacrées aux confirmations et aux détails opérationnels.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du mariage ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement. Fais un rappel 7 à 10 jours avant, avec le programme, les horaires, l’adresse et les informations de parking.
Quand faut-il finaliser le plan des exposants ?: Verrouille les emplacements environ 2 semaines avant le salon, après avoir traité les inscriptions et les contraintes de chaque exposant. Envoie ensuite le plan et les consignes de montage au moins 7 jours avant.
Que faut-il prévoir pour la restauration d’un salon du mariage ?: Prévois la restauration après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre de participants. Réserve le catering au moins 3 à 4 semaines avant, avec les assiettes, verres, couverts, carafes, machines à café et thermos nécessaires.

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