Bruiloftspicknick organiseren: checklist en planning

Een bruiloftspicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen kleedjes en hapjes meenemen. Je regelt tegelijk een ceremonie, ontvangst, maaltijd en buitenlocatie, vaak met beperkte stroom en voorzieningen. Met deze checklist houd je overzicht over de 84 taken en 66 spullen die nodig zijn. Begin bij de locatie en gasten, werk daarna naar catering en inrichting toe en plan de laatste controles voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Picknicklocatie reserveren
Toiletvoorziening bevestigen
Stroomvoorziening controleren
Weersverwachting controleren
Plan voor regen bepalen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Taart bestellen
Bloemen bestellen
Huurmaterialen reserveren
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Afspeellijst downloaden
Ceremonietekst printen
Tafelindeling maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma printen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Fruit voorbereiden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Dessertporties voorbereiden
2 personen
Allergenenlabels maken
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Vloerkleden neerleggen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Picknickkleden uitrollen
3 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Taarttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Levering controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Muziek tijdens ceremonie verzorgen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet begeleiden
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Dansmuziek starten
Lichtjes inschakelen
Late snacks serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Eettafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Picknickkledenaantal 12
Vloerkledenaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 8
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Taarttafel

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 75
Eetlepelsaantal 75
Vorkenaantal 75
Messenaantal 75
Taartvorkjesaantal 75
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Thermosflesaantal 4
Taartmes
Taartspatelaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Vazenaantal 10
Tafellopersaantal 8
Servettenringenaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Welkomstbord
Programmastandaard
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballongewichtenaantal 6
Confettikanonnenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Ledkaarsenaantal 30
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Blikvanger
Vloertrekker
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie uiterlijk enkele maanden vooraf vast en controleer meteen toiletvoorziening, stroom en wat er bij regen gebeurt. Een partytent is geen volledig regenplan: bepaal ook waar gasten zitten, eten en naar het toilet gaan.
Verwerk dieetwensen vóór je de catering definitief bestelt. Houd de aanmeldingen bij en geef de cateraar een definitief aantal gasten en een aparte lijst met allergieën en vegetarische of andere eetwensen.
Maak de tafelindeling zodra de gastenlijst definitief is. Reken per gast op een dinerbord, bestek en glaswerk; plan daarnaast aparte serveerschalen, tangen en opscheplepels voor het buffet.
Download de afspeellijst en print ceremonietekst, programma en naamkaartjes vooraf. Op een buitenlocatie kun je niet vanzelfsprekend rekenen op internet, een printer of voldoende stroom op het moment dat je ze nodig hebt.
Plan de opbouw in tijdsblokken: eerst tenten, tafels en stoelen, daarna servies en decoratie, vervolgens gekoelde dranken en eten. Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting, leveringen en de temperatuur van de dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bruiloftspicknick organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 maanden vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Reserveer huurmaterialen, catering, taart en bloemen zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een bruiloftspicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet naast alcohol ook water en andere alcoholvrije dranken klaar en koel ze uiterlijk de avond ervoor.
Wat moet ik regelen bij regen op een bruiloftspicknick?: Leg uiterlijk 2 weken vooraf vast waar de ceremonie, maaltijd en gasten naartoe gaan bij regen. Controleer of de partytenten groot genoeg zijn voor alle zitplaatsen en of de ondergrond, stroom en toiletvoorziening ook bij slecht weer bruikbaar blijven.
Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst voor een bruiloftspicknick?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 4 weken voor de bruiloft en maak daarna de definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst voor catering, tafelindeling, naamkaartjes, stoelen, servies en het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.