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Hochzeitspicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hochzeitspicknick wirkt locker, braucht aber eine genaue Vorbereitung. Neben Gästeliste, Einladungen und Catering müssen Picknickort, Toiletten, Strom und ein Regenplan rechtzeitig feststehen. Plane außerdem Sitzplätze für Zeremonie und Essen, Geschirr für Buffet und Torte sowie Kühlung für Getränke ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, Lieferungen, Drucksachen und den letzten Einkauf nicht bis zum Hochzeitstag aufzuschieben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Picknickort reservieren

  • Toilettenversorgung bestätigen

  • Stromversorgung überprüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Regenplan festlegen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Torte bestellen

  • Blumen bestellen

  • Leihmaterialien reservieren

  • Musikauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Playlist herunterladen

  • Zeremonietext drucken

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Obst vorbereiten

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Dessertportionen vorbereiten

    2 Personen

  • Allergenkennzeichnungen erstellen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Teppiche auslegen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Picknickdecken ausrollen

    3 Personen

  • Zeremonieort einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Lichter aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkebuffet einrichten

    2 Personen

  • Kuchentisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Lieferung prüfen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Zeremonie begleiten

    3 Personen

  • Musik während der Zeremonie bereitstellen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet betreuen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Tanzmusik starten

  • Lichter einschalten

  • Späte Snacks servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • EsstischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 70
  • PicknickdeckenAnz. 12
  • TeppicheAnz. 4
  • Stühle für die ZeremonieAnz. 8
  • StehtischeAnz. 4
  • HockerAnz. 8
  • Kuchentisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 75
  • EsslöffelAnz. 75
  • GabelnAnz. 75
  • MesserAnz. 75
  • TortengabelnAnz. 75
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 8
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • ThermosflascheAnz. 4
  • Tortenmesser
  • KuchenspatelAnz. 2
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 10

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadestationenAnz. 2

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • VasenAnz. 10
  • TischläuferAnz. 8
  • ServiettenringeAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 70
  • Willkommensschild
  • Programmstandard
  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 80
  • BallongewichteAnz. 6
  • KonfettikanonenAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Blickfang
  • Bodenabzieher
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • SpülwanneAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Picknickort möglichst mehrere Monate vorher und kläre spätestens 4 Wochen vor der Hochzeit Toiletten, Strom und die erlaubte Nutzung von Zelten, Tischen und Musik.
  • Erstelle die endgültige Gästeliste etwa 3 Wochen vorher. Erfasse dabei Allergien und Ernährungswünsche, damit das Catering passende Mengen und Alternativen einplanen kann.
  • Lege spätestens 7 Tage vor dem Termin einen Regenplan fest. Prüfe, ob Partyzelte, Teppiche und zusätzliche Sitzplätze wirklich auf den Ausweichbereich passen und wie die Zeremonie bei schlechtem Wetter abläuft.
  • Bestätige Lieferungen, Leihmaterialien, Torte und Blumen 3 bis 5 Tage vorher. Kontrolliere besonders, ob Buffetische, Kuchentisch, Geschirr, Gläser und Servierbesteck vollständig eingeplant sind.
  • Kühle Getränke am Vortag und erledige den letzten Einkauf erst kurz vor dem Picknick. Gemüse kannst du vorher waschen, während empfindliche Speisen bis zur Ausgabe durchgehend gekühlt bleiben sollten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hochzeitspicknick planen?
Beginne idealerweise 6 Monate vorher mit Gästeliste, Ort und grobem Budget. Catering, Torte, Blumen und Leihmaterialien sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt oder bestellt werden.
Was braucht man für ein Hochzeitspicknick bei Regen?
Plane mindestens 2 bis 3 Wochen vorher eine konkrete Ausweichlösung. Je nach Ort brauchst du Partyzelte, trockene Wege oder Teppiche, ausreichend Sitzplätze und eine Möglichkeit, Catering, Torte und Technik vor Nässe zu schützen.
Wie viele Sitzplätze braucht eine Hochzeit im Picknickstil?
Plane für jede eingeladene Person mindestens eine Sitzmöglichkeit ein, auch wenn zwischendurch auf Decken oder an Stehtischen gegessen wird. Für die Zeremonie sollten zusätzlich alle Gäste gleichzeitig einen eigenen Stuhl haben.
Wann sollte man Getränke und Essen für das Hochzeitspicknick vorbereiten?
Kühle Getränke am Vortag und stelle Karaffen sowie Gläser am Veranstaltungstag etwa 1 bis 2 Stunden vor Beginn bereit. Frische Speisen und geschnittenes Gemüse sollten möglichst kurz vor dem Essen vorbereitet und bis dahin gekühlt werden.

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