Checklist pour organiser un pique-nique de mariage

Un pique-nique de mariage demande la même précision qu’une réception classique, avec des contraintes propres à l’extérieur. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : invités, lieu, installations, repas, location et déroulement de la journée. Prévoyez aussi un vrai plan pluie, car les tentes, les tables et les livraisons doivent être confirmées avant le dernier moment. Les derniers jours servent surtout à refroidir les boissons, préparer les aliments et vérifier que chaque prestataire sait où et quand livrer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Réserver le lieu du pique-nique
Confirmer les installations sanitaires
Vérifier l’alimentation électrique
Vérifier les prévisions météo
Définir le plan en cas de pluie
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander le gâteau
Commander des fleurs
Réserver le matériel de location
Composer la sélection musicale
2 personnes
Télécharger la playlist
Imprimer le texte de la cérémonie
Établir le plan de table
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les fruits
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les portions de dessert
2 personnes
Créer les étiquettes d'allergènes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Poser les tapis
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Déployer les couvertures de pique-nique
3 personnes
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Accrocher les lumières
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer le buffet de boissons
2 personnes
Installer la table du gâteau
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier la livraison
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Assurer la musique pendant la cérémonie
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Superviser le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Lancer la musique de danse
Allumer les guirlandes
Servir les snacks de fin de soirée
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 8
Chaises pliantesqté 70
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tapisqté 4
Chaises de cérémonieqté 8
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 8
Table à gâteaux

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Verres à champagneqté 70
Cuillères à caféqté 75
Cuillères à soupeqté 75
Fourchettesqté 75
Couteauxqté 75
Fourchettes à gâteauqté 75
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Carafesqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Gourde thermosqté 4
Couteau à gâteau
Spatule à gâteauqté 2
Plats de service avec couvercleqté 10

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 10
Vasesqté 10
Chemins de tableqté 8
Rond de servietteqté 70
Badges nominatifsqté 70
Panneau d’accueil
Support du programme
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 6
Canons à confettisqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Bougies LEDqté 30
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Balaiqté 2
Élément accrocheur
Raclette de sol
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, les sanitaires et l’accès électrique avant de réserver le traiteur ou le mobilier. Sans ces informations, l’installation des tables, des tentes et du buffet peut devenir impossible.
Fixez une date limite de réponse au moins 4 semaines avant le pique-nique. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste définitive des invités.
Préparez le plan pluie au moins 2 semaines à l’avance et indiquez qui décide d’un éventuel changement. Une tente ne suffit pas toujours : prévoyez aussi l’emplacement du repas, de la cérémonie et des invités.
Confirmez les livraisons entre 7 et 10 jours avant l’événement, avec une heure précise et un contact sur place. Cela concerne notamment le catering, le gâteau, les fleurs et le matériel de location.
La veille, refroidissez les boissons, lavez les légumes et regroupez la vaisselle par usage : dîner, dessert, café et cérémonie. Le jour même, gardez les carafes, thermos, plateaux et pinces de service dans une zone facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un pique-nique de mariage ?: Envoyez-les environ 10 à 12 semaines avant la date. Demandez une réponse au plus tard 4 semaines avant afin de finaliser le nombre de repas, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un pique-nique de mariage ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour installer les tentes, les tables, les chaises, les couvertures, la vaisselle et le buffet. Ajoutez 1 heure de marge si plusieurs livraisons arrivent séparément.
Quand confirmer le plan pluie d’un pique-nique de mariage ?: Préparez-le au moins 2 semaines avant, puis vérifiez les prévisions météo 3 jours avant et le matin même. Désignez une personne capable de prendre la décision finale au plus tard 6 heures avant le début.
Combien de boissons prévoir pour un pique-nique de mariage ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 boisson par heure. Ajoutez une réserve d’eau et prévoyez les boissons sans alcool selon les besoins alimentaires recueillis.

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