Bruiloftsafterparty organiseren: checklist

Een bruiloftsafterparty vraagt om een andere voorbereiding dan de bruiloft zelf: gasten komen later, willen direct iets drinken en blijven vaak langer hangen. Begin met de gastenlijst en dieetwensen, leg daarna de ruimte, muziek en huurmaterialen vast. In de laatste week draait alles om bestellen, koelen, portioneren en de weersverwachting. Gebruik de checklist met 78 taken en 63 spullen om niets te laten liggen tussen ceremonie, feest en de laatste vertrekkers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Afspeellijst downloaden
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Dranken bestellen
Huurmaterialen reserveren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse ingrediënten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts portioneren
2 personen
Allergenenlabels maken
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Meubilair afleveren
3 personen
Partytenten plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffettafels plaatsen
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarzetten
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Desserttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Tafeldecoratie plaatsen
2 personen
Lichtkettingen ophangen
2 personen
Speakers aansluiten
2 personen
Muziek testen
Microfoon testen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletartikelen aanvullen
Informatiebord plaatsen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Personeelsmaaltijd klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek afspelen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetgerechten serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Dranken veilig opbergen
2 personen
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Buffet afruimen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Buffettafelaantal 4
Bistrotafelaantal 4
Klapstoelaantal 85
Statafelhoesaantal 4
Tafellakenaantal 12
Garderoberekaantal 2
Cadeautafel

Servies

Dinerbordaantal 90
Dessertbordaantal 90
Komaantal 40
Koffiekopaantal 70
Waterglasaantal 100
Wijnglasaantal 100
Bierglasaantal 80
Champagneflûteaantal 90
Koffielepelaantal 70
Eetvorkaantal 100
Eetmesaantal 100
Eetlepelaantal 60
Opscheplepelaantal 12

Keuken

Serveerschaalaantal 16
Serveertangaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 2
Thermoskanaantal 6
IJslepelaantal 2
Flessenopeneraantal 4
Kurkentrekkeraantal 4
Koelboxaantal 6
IJscontaineraantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelkastaantal 2
Warmhoudbakaantal 6
Bain-marieaantal 2
Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6

Decoratie

Ballonnenboogaantal 2
Ballonnenaantal 120
Slingersaantal 8
Ledkaarsenaantal 30
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Welkomstbord

Verlichting

Lichtkettingaantal 6
Ledspotaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk twee weken vooraf de definitieve gastenlijst en noteer per persoon dieetwensen en allergieën. Zo kun je hapjes en desserts gericht voorbereiden en allergenenlabels maken.
Plan de ruimte niet alleen voor tafels en stoelen, maar ook voor een buffet, cadeautafel, garderoberek en toiletroute. Controleer tijdens het locatiebezoek waar partytenten veilig kunnen staan.
Bestel dranken zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en zet water, bier, wijn en champagneflûtes apart klaar.
Download de afspeellijst vóór de dag zelf en test het afspelen op de locatie. Een offline kopie voorkomt problemen als het mobiele bereik of wifi tijdens de afterparty tegenvalt.
Werk met twee opbouwmomenten: zet meubilair en houdbare voorraad eerder klaar, en plaats verse ingrediënten, gekoelde dranken en desserts pas op de laatste dag. Controleer toiletten en schoonmaak nogmaals vóór de eerste gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een bruiloftsafterparty?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden, met daarnaast altijd water.
Wanneer moet ik de gastenlijst voor een bruiloftsafterparty definitief maken?: Maak de definitieve gastenlijst bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Dan heb je nog tijd om dieetwensen te verwerken, dranken te bestellen en servies en meubilair op het juiste aantal af te stemmen.
Wanneer bereid ik hapjes en desserts voor de afterparty?: Bereid houdbare onderdelen 1 dag vooraf en maak verse hapjes zo laat mogelijk klaar. Portioneren van desserts kan meestal de dag ervoor; bewaar verse ingrediënten en desserts gekoeld tot het uitserveren.
Hoe lang van tevoren moet ik een bruiloftsafterparty opbouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffet, garderobe en decoratie. Reserveer extra tijd als partytenten of huurmaterialen nog geleverd moeten worden en controleer de ruimte direct na de plaatsing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.