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Hochzeits-Afterparty organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hochzeits-Afterparty beginnt oft erst, wenn die offizielle Feier vorbei ist – organisatorisch braucht sie trotzdem einen eigenen Ablauf. Diese Checkliste führt dich von Gästeliste und Einladungen bis zu Getränken, Buffet, Musik und Aufbau. Plane besonders die Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Leihmaterialien frühzeitig ein. Am Veranstaltungstag zählen gekühlte Zutaten, vorbereitete Snacks, beschriftete Allergene und eine kontrollierte Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Playlist herunterladen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Getränke bestellen

  • Leihmaterialien reservieren

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke abholen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Zutaten kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Allergenkennzeichnungen erstellen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Möbel anliefern

    3 Personen

  • Partyzelte aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    3 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Desserttisch vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    2 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Mikrofon testen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toilettenartikel auffüllen

  • Infotafel aufstellen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Mitarbeitermahlzeit vorbereiten

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Musik abspielen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätgerichte servieren

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke sicher verstauen

    2 Personen

  • Essen gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp­tischAnz. 8
  • Buffet-TischAnz. 4
  • BistrotischAnz. 4
  • KlappstuhlAnz. 85
  • StehtischhusseAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 2
  • Geschenketisch

Geschirr

  • SpeisetellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • SchüsselAnz. 40
  • KaffeetasseAnz. 70
  • WasserglasAnz. 100
  • WeinglasAnz. 100
  • BierglasAnz. 80
  • ChampagnerflöteAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • EssgabelAnz. 100
  • TafelmesserAnz. 100
  • EsslöffelAnz. 60
  • SchöpfkelleAnz. 12

Küche

  • ServierplatteAnz. 16
  • ServierzangeAnz. 8
  • SchneidebrettAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MischschüsselAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 6
  • EislöffelAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4
  • KühlboxAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschrankAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • Bain-MarieAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • SteckdosenleisteAnz. 6

Dekoration

  • BallonbogenAnz. 2
  • BallonsAnz. 120
  • GirlandenAnz. 8
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischnummernAnz. 12
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • LichterketteAnz. 6
  • LED-SpotAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • EimerAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertuchAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Afterparty fest. Erst danach lassen sich Getränke, Geschirr, Sitzplätze und die Buffetmenge verlässlich planen.
  • Prüfe Leihmaterialien wie Festzelt, Tische, Stühle und Gläser mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Kläre außerdem, wann Möbel angeliefert und wieder abgeholt werden.
  • Plane für das erste Stundenende etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und stelle Wasser sichtbar bereit. Getränke sollten spätestens am Vortag abgeholt und gekühlt werden, wenn keine Kühlung vor Ort vorhanden ist.
  • Bereite Snacks und portionierte Desserts am selben Tag vor, aber kühle frische Zutaten bis zum Aufbau. Allergenkennzeichnungen gehören direkt an die jeweiligen Speisen und nicht nur auf eine separate Liste.
  • Reserviere für Aufbau, Toilettenkontrolle und Reinigung mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe Wetter und Partyzelte am Vortag, damit bei Regen nicht erst während des Empfangs umgeplant werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeits-Afterparty planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Gästeliste und Einladungen. Leihmaterialien und Getränke solltest du spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin reservieren beziehungsweise bestellen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Hochzeits-Afterparty?
Rechne für das erste Stundenende mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser ein. Die genaue Menge hängt von Dauer, Wetter und dem Anteil alkoholischer Getränke ab; bestelle Nachschub spätestens 7 Tage vorher.
Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?
Setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor der Afterparty und erstelle die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vorher. Ernährungswünsche und Allergien sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst sein.
Was muss am Tag der Hochzeits-Afterparty zuerst erledigt werden?
Beginne mindestens 2 Stunden vorher mit Möbeln, Partyzelt, Tischen und Buffetbereich. Danach folgen Kühlung, Speisenvorbereitung, Musik, Toilettenkontrolle und die letzte Reinigung der Location.

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