Checklist voor een goed georganiseerd brouwerijbezoek

Een brouwerijbezoek vraagt meer voorbereiding dan alleen een rondleiding boeken. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, vervoer afstemmen en controleren of de proeverij past bij dieetwensen en toegankelijkheid. Ook kleine zaken zoals naamstickers, water, alcoholvrije dranken en een duidelijk vertrekpunt worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om het bezoek stap voor stap te organiseren, van de eerste deelnemerslijst tot de bevestiging op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Brouwerijbezoek reserveren
Proeverij en rondleiding vastleggen
Vervoer reserveren
Vertrek- en aankomsttijden bepalen
Deelnemersgegevens controleren
Betaalgegevens verzamelen
Programma en route uitwerken
Toegankelijkheid controleren
Contactgegevens brouwerij noteren
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst definitief maken
Materialen inkopen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Programma's afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Alcoholvrije dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Brouwerijbezoek bevestigen
Deelnemers herinneren

Event

Vertrekpunt klaarzetten
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
Groep ontvangen bij brouwerij
2 personen
Programma toelichten
Rondleiding volgen
2 personen
Proeverij begeleiden
2 personen
Water en hapjes serveren
2 personen
Alcoholvrije opties aanbieden
Dranken bijvullen
Groepsfoto maken
Diner serveren
3 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Verloren voorwerpen nabellen
Openstaande betalingen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Stoelenaantal 22
Kledingrek

Servies

Bierproefglazenaantal 24
Waterglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Flessenopenersaantal 4
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Naamstickersaantal 24
Tafelkledenaantal 3
Routebordenaantal 4
Programmaflyersaantal 24
Pennenaantal 6
Klembordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afvalgrijpersaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampenaantal 2

Overig

Rugzakken voor materialenaantal 3
Portemonneetjes voor bonnetjesaantal 2
Powerbanksaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de brouwerij, rondleiding en proeverij zodra je een indicatie van het aantal deelnemers hebt. Controleer uiterlijk 2 weken vooraf of het definitieve aantal nog gewijzigd kan worden.
Plan het vervoer pas nadat vertrek- en aankomsttijden van de brouwerij vaststaan. Zet minimaal 30 minuten speling tussen het geplande vertrek en de start van de rondleiding.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef ze uiterlijk 1 week vooraf door aan de brouwerij. Regel daarnaast alcoholvrije dranken en water voor deelnemers die niet of niet de hele tijd alcohol drinken.
Maak 2 tot 3 dagen vooraf de deelnemerslijst definitief en controleer telefoonnummers, betaalgegevens en noodcontacten. Deel daarna programma, route, kledingadvies en vertrekpunt opnieuw met alle deelnemers.
Pak materialen zoals bierproefglazen, waterglazen, naamstickers, programmaflyers en een EHBO-doos in aparte rugzakken in. Zet routeborden en het vertrekpunt minstens 30 minuten voor vertrek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brouwerijbezoek reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker voor een groep met een rondleiding en proeverij. Bevestig het aantal deelnemers en het programma nogmaals 2 tot 3 dagen voor het bezoek.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor een brouwerijbezoek?: Reken meestal op 2 tot 3 uur voor ontvangst, rondleiding en proeverij, exclusief reistijd. Plan daarnaast minimaal 30 minuten extra voor verzamelen, naamstickers en vertrek.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een brouwerijbezoek doorgeven?: Vraag dieetwensen bij de uitnodiging uit en verzamel ze uiterlijk 2 weken vooraf. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 1 week voor de proeverij door aan de brouwerij.
Wat moet ik meenemen naar een brouwerijbezoek?: Neem naast de afgesproken materialen in elk geval de definitieve deelnemerslijst, route- en programma-informatie, naamstickers, pennen, water en een EHBO-doos mee. Pak alles uiterlijk de avond ervoor in en controleer op de ochtend zelf of de bevestiging en contactgegevens beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.