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Brauereibesuch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Brauereibesuch braucht mehr Vorbereitung als nur eine Reservierung. Du musst Teilnehmer, Verkostung, Führung, Anreise und Rückfahrt aufeinander abstimmen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen. Besonders leicht vergessen werden alkoholfreie Getränke, Notfallkontakte und ein klarer Treffpunkt. Mit dieser Checkliste planst du den Besuch Schritt für Schritt und hast am Veranstaltungstag alle Unterlagen und Materialien griffbereit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Brauereibesuch reservieren

  • Verkostung und Führung festlegen

  • Transport reservieren

  • Abfahrts- und Ankunftszeiten festlegen

  • Teilnehmerdaten prüfen

  • Zahlungsdaten sammeln

  • Programm und Route ausarbeiten

  • Barrierefreiheit prüfen

  • Kontaktdaten der Brauerei notieren

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerliste finalisieren

  • Materialien einkaufen

    2 Personen

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Programme ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Alkoholfreie Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Brauerei-Besuch bestätigen

  • Teilnehmer erinnern

Event

  • Startpunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    2 Personen

  • Gruppe bei der Brauerei empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • An der Führung teilnehmen

    2 Personen

  • Verkostung begleiten

    2 Personen

  • Wasser und Snacks servieren

    2 Personen

  • Alkoholfreie Optionen anbieten

  • Getränke nachfüllen

  • Gruppenfoto machen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    2 Personen

  • Anwesenheit bei Abfahrt prüfen

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Materialien sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

  • Abfall sortieren und entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Verlorene Gegenstände nachtelefonieren

  • Ausstehende Zahlungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • StühleAnz. 22
  • Kleiderständer

Geschirr

  • BierverkostungsgläserAnz. 24
  • WassergläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 3

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Dekoration

  • NamensaufkleberAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 3
  • WegweiserAnz. 4
  • ProgrammflyerAnz. 24
  • StifteAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • AbfallgreiferAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Kasten
  • TaschenlampenAnz. 2

Sonstiges

  • Rucksäcke für MaterialAnz. 3
  • Portemonnaies für BelegeAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Brauereibesuch, Führung und Verkostung möglichst früh und bestätige die Buchung nochmals kurz vor dem Termin. Kläre dabei auch Dauer, Gruppengröße, Treffpunkt und Barrierefreiheit.
  • Lege Abfahrts- und Ankunftszeiten mit Puffer fest. Plane für die Anreise mindestens 15 Minuten Reserve ein und notiere die Kontaktdaten der Brauerei sowie die Notfallkontakte separat.
  • Finalisiere die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe Namen, Zahlungsdaten und Ernährungswünsche, damit die Brauerei und der Transportdienst mit den richtigen Angaben arbeiten.
  • Bereite Programme, Namensaufkleber und Wegweiser am Vortag vor. Packe alle Unterlagen, Stifte und sonstigen Materialien in beschriftete Rucksäcke, statt sie erst am Treffpunkt zusammenzusuchen.
  • Kühle alkoholfreie Getränke rechtzeitig und stelle Wasser auch während der Verkostung bereit. Plane Snacks und Serviermaterial so, dass sie vor Beginn ausgegeben werden können und niemand während der Führung suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Brauereibesuch reservieren?
Für eine Gruppe solltest du mindestens 4 bis 6 Wochen vorher anfragen. In der Reservierung müssen Gruppengröße, gewünschte Führung, Verkostung, Termin und besondere Anforderungen enthalten sein.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Brauereibesuch fertig sein?
Schließe die Liste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Besuch ab. Bis dahin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Zahlungsdaten und Notfallkontakte geprüft sein.
Wie viel Zeit sollte ich für die Anreise einplanen?
Plane zusätzlich zur eigentlichen Fahrzeit mindestens 15 Minuten Puffer ein. Bei größeren Gruppen sind 30 Minuten sinnvoll, damit niemand wegen Toiletten, Verspätungen oder der Orientierung am Treffpunkt den Beginn verpasst.
Was muss ich für eine Bierverkostung zusätzlich organisieren?
Kläre vorab, ob Gläser, Wasser und Snacks von der Brauerei gestellt werden. Wenn nicht, bereite pro Person mindestens ein Verkostungsglas, ein Wasserglas und ausreichend alkoholfreie Getränke vor.

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