Checklist para organizar una visita a la cervecería

Una visita a la cervecería combina reserva, transporte, cata y coordinación de un grupo. Empieza cerrando la lista de participantes y sus preferencias alimentarias antes de confirmar la visita guiada. Después, fija los horarios de salida y regreso, prepara la ruta y comprueba la accesibilidad del lugar. En los últimos días, reúne los materiales, enfría las bebidas sin alcohol, prepara los aperitivos y deja claro dónde comienza el encuentro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar una visita a la cervecería
Confirmar la cata y la visita guiada
Reservar transporte
Determinar las horas de salida y llegada
Comprobar los datos de los participantes
Recopilar datos de pago
Desarrollar el programa y la ruta
Comprobar la accesibilidad
Anotar los datos de contacto de la cervecería
Recopilar contactos de emergencia
Cerrar la lista de participantes
Comprar materiales
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Imprimir programas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas sin alcohol
Preparar aperitivos
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Confirmar la visita a la cervecería
Recordar a los participantes

Evento

Preparar el punto de salida
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
Recibir al grupo en la cervecería
2 personas
Presentar el programa
Hacer la visita guiada
2 personas
Guiar la degustación
2 personas
Servir agua y aperitivos
2 personas
Ofrecer opciones sin alcohol
Rellenar las bebidas
Hacer una foto de grupo
Servir la cena
3 personas
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
Comprobar la asistencia a la salida
2 personas
Coordinar el regreso
2 personas

Seguimiento

Recoger el material sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar las neveras portátiles
Clasificar y sacar la basura
2 personas
Devolver los objetos prestados
Llamar por objetos perdidos
Gestionar los pagos pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 3
Sillascant. 22
Perchero

Vajilla

Copas de degustación de cervezacant. 24
Vasos para aguacant. 24
Platoscant. 24
Cubiertoscant. 24
Bandejas de servircant. 6
Cucharones de servircant. 6

Cocina

Abrebotellascant. 4
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 3

Equipo

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 2
Regletascant. 2

Decoración

Pegatinas con nombrecant. 24
Mantelescant. 3
Señales de rutacant. 4
Folletos del programacant. 24
Bolígrafoscant. 6
Portapapelescant. 3

Limpieza

Papeleracant. 3
Pinzas para residuoscant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 2

Otros

Mochilas para materialescant. 3
Bolsillos para reciboscant. 2
Baterías externascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de participantes con varios días de margen: necesitas tiempo para confirmar datos, recopilar contactos de emergencia y comunicar el programa definitivo.
Confirma por separado la cata y la visita guiada entre 48 y 72 horas antes. Comprueba también la hora exacta de llegada del grupo y el contacto directo de la cervecería.
Define una única hora y punto de salida, y envía la ruta junto con las horas de ida y vuelta. Si hay transporte reservado, verifica los datos de todos los pasajeros antes del día de la visita.
Prepara etiquetas con nombres, folletos del programa y bolígrafos con antelación. Lleva los materiales en mochilas separadas y añade linternas y un botiquín si parte del recorrido puede hacerse con poca luz.
Calcula los aperitivos según el número final de asistentes y ofrece bebidas sin alcohol. Enfríalas antes de salir y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una visita a la cervecería?: Reserva en cuanto tengas una estimación del número de participantes, preferiblemente entre 2 y 4 semanas antes. Así podrás confirmar la cata, la visita guiada y las condiciones de accesibilidad.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Ciérrala al menos 5 días antes de la visita. Ese plazo permite comprobar los datos, recopilar pagos o contactos de emergencia y ajustar el transporte y los aperitivos.
¿Cuándo hay que enviar el recordatorio de la visita?: Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes. Incluye el punto de salida, la hora, la duración prevista, el transporte y cualquier indicación sobre la cata.
¿Qué hay que llevar a una visita a la cervecería?: Lleva el programa impreso, etiquetas con nombres, bolígrafos, material de apoyo, vasos de agua y aperitivos si están previstos. Añade neveras portátiles para las bebidas sin alcohol y un botiquín de primeros auxilios.

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