Organiser une journée portes ouvertes de brasserie

Une journée portes ouvertes de brasserie se prépare dans un ordre précis : programme, inscriptions, parcours, sécurité, dégustation et accueil. Commencez par fixer les horaires des visites guidées et le nombre de personnes accepté par créneau. Prévoyez ensuite la circulation dans les espaces de production, les verres, la bière fraîche et les moyens de paiement. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements électriques et l’impression de la liste des inscrits.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Planifier les visites guidées
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier l’événement en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les réservations des visites guidées
9
Inspecter la brasserie en toute sécurité
2 personnes
10
Déterminer le parcours des visiteurs
2 personnes
11
Créer les panneaux de visite
12
Vérifier les informations sur la bière
2 personnes
13
Réserver des verres de dégustation
14
Composer la playlist musicale
15
Confirmer les accords avec les fournisseurs
16
Vérifier le stock de bière
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Mettre la bière au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Imprimer la liste des inscriptions
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Préparer le tiroir-caisse
24
Vérifier les prévisions météo
25
Nettoyer le site et l’entrée
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager le bar
3 personnes
29
Aménager le poste de dégustation
3 personnes
30
Balisage de l'itinéraire de visite
2 personnes
31
Installer les panneaux d’information
2 personnes
32
Suspendre la décoration
2 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Tester l’éclairage
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Installer les poubelles
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
41
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
42
Briefer les guides
4 personnes
43
Faire le briefing de l’équipe bar
4 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
2 personnes
46
Présenter le programme
47
Servir la dégustation de bière
4 personnes
48
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Guider la première visite
2 personnes
51
Accompagner la deuxième visite guidée
2 personnes
52
Animer la troisième visite guidée
2 personnes
53
Animer la quatrième visite guidée
2 personnes
54
Accompagner la cinquième visite guidée
2 personnes
55
Débriefer les visites guidées avec les visiteurs
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Récupérer les verres
2 personnes
58
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier le stock du bar
61
Informer les visiteurs de la fermeture

Suivi

62
Fermer le bar
3 personnes
63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Emballer les restes de bouchées
2 personnes
65
Vider les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
66
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Nettoyer le sol de la brasserie
3 personnes
71
Nettoyer le site et l’entrée
3 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Nettoyer l’équipement
2 personnes
74
Remettre en place le matériel de brasserie
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Rassembler les objets perdus
78
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Table de caisse
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres de dégustationqté 250
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 6

Équipement

Installations de tirage à la pressionqté 4
Fûts de bièreqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Bacs d'égouttage pour tireuse à bièreqté 4
Pompes à mainqté 2

Décoration

Affiches de bièreqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 180
Panneaux d’informationqté 10
Brochures du programmeqté 220
Panneaux de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 12
Serviettesqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Gants de travailqté 12
Protection auditiveqté 20
Marquage au solqté 4

Informations

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Listes de prixqté 20
Formulaires de dégustation de bièreqté 200
Braceletsqté 250
Rouleaux de tickets de caisseqté 6

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Pince coupe-câblesqté 2
Clés à moletteqté 2
Marteaux en caoutchoucqté 2
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Fixez les créneaux de visite avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour éviter les croisements et remettre le parcours en ordre.
Vérifiez le parcours avec un responsable de la brasserie au moins 7 jours avant l’événement. Signalez les zones interdites, sécurisez les passages et placez les poteaux de balisage là où les visiteurs hésitent.
Comptez les verres de dégustation selon le nombre maximal de visiteurs attendus par créneau, puis ajoutez une marge d’environ 10 %. Prévoyez aussi des verres à eau et des bacs d’égouttage près de chaque point de service.
Contrôlez le stock de bière et le matériel de tirage 2 à 3 jours avant l’ouverture. Testez les fûts, les installations, les rallonges, les multiprises et les terminaux de paiement avant l’arrivée du public.
Imprimez la liste des inscriptions et préparez les badges le jour précédent. Placez la table de caisse à l’entrée, avec le moyen de paiement prévu, afin de ne pas ralentir l’accueil du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de brasserie ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Il faut ce délai pour fixer le programme, publier l’événement, traiter les inscriptions, confirmer les visites et commander le matériel ou la bière manquante.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions aux visites guidées ?: Ouvrez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec des créneaux de 30 à 45 minutes. Fermez ou vérifiez les réservations 48 heures avant afin de confirmer les groupes et les besoins alimentaires.
Quelle quantité de bière prévoir pour une dégustation en brasserie ?: Pour une dégustation de 3 à 4 bières, comptez environ 25 à 40 cl par visiteur, selon la taille des doses. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % et mettez les fûts ou bouteilles au frais au moins 24 heures avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Contrôlez le parcours, la propreté de l’entrée, les panneaux, les branchements, le stock, les verres, la caisse et les prévisions météo. Préparez aussi les badges et imprimez la liste des inscrits la veille, plutôt que le matin même.

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