Zo organiseer je een brassbandconcert

Begin met de concertdatum, locatie en bezetting; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens repertoire, programma, brassband, dirigent en presentator vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer vroeg welke vergunningen en meldingen nodig zijn en werk met een duidelijke bezoekerslijst en ticketindeling. Op de concertdag draait het om een tijdige zaalopbouw, een geteste geluidsinstallatie en een aparte controle van muziekpartijen, instrumentenvervoer en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Repertoire en programma bepalen
3 personen
3
Reservering van locatie bevestigen
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Brassband definitief boeken
6
Dirigent en presentator vastleggen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Concert online aankondigen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bezoekerslijst en tickets maken
2 personen
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Muziekpartijen controleren
3 personen
15
Muziekstandaards inventariseren
2 personen
16
Instrumentenvervoer bevestigen
17
Catering en drank inkopen
2 personen
18
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
19
Locatiesleutels ophalen
20
Locatie openen
2 personen
21
Zaal en entree inspecteren
2 personen
22
Uitgangen vrijmaken
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Orkestopstelling markeren
2 personen
25
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
26
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
27
Tafels voor catering opstellen
2 personen
28
Entree en garderobe inrichten
2 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Wegwijzers ophangen
2 personen
31
Verlichting controleren
2 personen
32
Instrumenten ontvangen
3 personen
33
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
34
Partijen en lessenaars klaarleggen
3 personen
35
Kleedruimte voor musici inrichten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes op schalen leggen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
41
Soundcheck uitvoeren
6 personen
42
Programma met dirigent doornemen
3 personen

Event

43
Deuren openen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Programma's uitdelen
2 personen
46
Garderobe beheren
2 personen
47
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Pauzehapjes serveren
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
52
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
53
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
54
Publieksvragen verzamelen
55
Optredende musici verzorgen
2 personen
56
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen
57
Garderobe afronden
2 personen
58
Instrumenten uitladen
4 personen
59
Catering afbouwen
3 personen

Nazorg

60
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
61
Muziekstandaards verzamelen
3 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Keuken en cateringtafel schoonmaken
2 personen
66
Zaalvloer schoonmaken
2 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Locatie eindinspecteren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Instrumenten retourneren
3 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
73
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Muziekstandaardsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Metronoom
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmabordenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie en brassband eerst: bevestig de reservering, de concertdatum en het instrumentenvervoer voordat je het programma publiceert. Reserveer daarnaast tijd voor het ophalen van locatiesleutels en het openen van de zaal.
Maak het programma concreet voordat de uitnodigingen eruit gaan. Controleer alle muziekpartijen en leg vast wie dirigeert en presenteert; wijzigingen in de laatste week zorgen anders snel voor verkeerd drukwerk.
Test microfoon, mengpaneel en aansluitingen vóór de zaal opengaat. Leg verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape en reservebatterijen klaar en houd de uitgangen vrij van kabels en podiumdelen.
Werk op de concertdag met een vaste opbouwvolgorde: eerst entree en uitgangen inspecteren, daarna stoelen plaatsen en vervolgens de orkestopstelling en muziekstandaards markeren. Zo voorkom je dat publiek en muzikanten elkaar tijdens de opbouw in de weg lopen.
Regel catering en drank niet pas na de kaartverkoop. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen, zet houdbare voorraad vooraf klaar en controleer of glazen, koffiekopjes, thermoskannen en koelboxen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brassband boeken?: Leg de brassband bij voorkeur 3 tot 6 maanden vóór het concert definitief vast. Dan is er nog tijd om repertoire, dirigent, presentator, instrumentenvervoer en techniek op elkaar af te stemmen.
Wanneer moet ik vergunningen voor een brassbandconcert controleren?: Controleer vergunningen en meldingen zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. De eisen verschillen per locatie en kunnen invloed hebben op geluid, openingstijden en publiekscapaciteit.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een brassbandconcert?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen en tickets als basis en tel alleen de stoelen mee die de zaal veilig kan plaatsen. Maak de zaalopstelling uiterlijk enkele dagen vooraf en houd doorgangen en uitgangen vrij.
Wanneer test je de microfoon en het mengpaneel?: Test de microfoon, microfoonstandaards, het mengpaneel en alle kabels vóór de bezoekers binnenkomen, liefst 60 tot 90 minuten voor aanvang. Leg reservebatterijen en gaffer tape direct naast de techniek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.