Ein Brassbandkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Brassbandkonzert müssen Musik, Raum und Technik genau zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Ort, Programm und Band fest, bevor du Einladungen verschickst oder Tickets anlegst. Danach folgen Genehmigungen, Besucherplanung, Instrumententransport und die Ausstattung für Bühne und Saal. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbauplan, geprüfte Notenständer und freie Ausgänge. Dieser Ablauf zeigt, was du wann erledigst und welche Details häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Repertoire und Programm festlegen
3 Personen
3
Reservierung der Location bestätigen
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
5
Brassband verbindlich buchen
6
Dirigenten und Moderator festlegen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Konzert online ankündigen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Besucherliste und Tickets erstellen
2 Personen
13
Programm drucken
2 Personen
14
Musikpartituren prüfen
3 Personen
15
Notenständer inventarisieren
2 Personen
16
Instrumententransport bestätigen
17
Catering und Getränke einkaufen
2 Personen
18
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
19
Standortschlüssel abholen
20
Location öffnen
2 Personen
21
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
22
Ausgänge freihalten
2 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Orchesteraufstellung markieren
2 Personen
25
Notenständer aufstellen
3 Personen
26
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
27
Tische für das Catering aufstellen
2 Personen
28
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Wegweiser aufhängen
2 Personen
31
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
32
Instrumente entgegennehmen
3 Personen
33
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
34
Partituren und Notenpulte bereitlegen
3 Personen
35
Umkleideraum für Musiker einrichten
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
41
Soundcheck durchführen
6 Personen
42
Programm mit dem Dirigenten durchgehen
3 Personen

Event

43
Türen öffnen
3 Personen
44
Besucher empfangen
3 Personen
45
Programme ausgeben
2 Personen
46
Garderobe verwalten
2 Personen
47
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Pausensnacks servieren
3 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
52
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
53
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
54
Publikumsfragen sammeln
55
Auftritte der Musiker betreuen
2 Personen
56
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen
57
Garderobe abschließen
2 Personen
58
Instrumente ausladen
4 Personen
59
Catering abbauen
3 Personen

Nachbereitung

60
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
61
Notenständer sammeln
3 Personen
62
Dekoration entfernen
2 Personen
63
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Küche und Cateringtisch reinigen
2 Personen
66
Saalboden reinigen
2 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
69
Fundsachen sammeln
70
Instrumente zurückgeben
3 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
73
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 8
UmkleideracksAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 120
BühnenelementeAnz. 6

Ausstattung

NotenständerAnz. 35
Dirigentenpult
Metronom
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
ServierplattenAnz. 50
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Buche die Brassband verbindlich, sobald Datum und Ort feststehen, und bestätige spätestens zwei Wochen vorher Instrumententransport, Dirigent und Moderation. So bleiben Programm und Ablauf belastbar.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens vier Wochen vor dem Konzert. Kläre außerdem, wer den Standortschlüssel abholt und ab wann der Saal am Veranstaltungstag geöffnet werden kann.
Plane die Sitzplätze nach der Orchesteraufstellung, nicht umgekehrt. Markiere die Positionen für Bühnen- oder Orchesterbereich und stelle pro Musiker einen passenden Notenständer bereit; halte mindestens einen Ersatzständer bereit.
Teste Mikrofon, Mischpult und Verlängerungskabel vor dem Einlass mit dem Moderator. Gaffer Tape und Ersatzbatterien gehören in die Technik-Kiste, weil lose Kabel und leere Batterien kurz vor Beginn besonders oft Probleme verursachen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und kaufe haltbare Vorräte frühestens eine Woche vorher ein. Getränke, Gläser, Kaffeetassen und Thermoskannen solltest du spätestens am Vortag vollständig bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Brassbandkonzert organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Band und Programm. Genehmigungen, Einladungen und Technik sollten spätestens vier Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann muss man eine Brassband verbindlich buchen?: Buche die Band, sobald Konzertdatum und Veranstaltungsort bestätigt sind, am besten drei bis sechs Monate vorher. Spätestens vier Wochen vor dem Termin sollten Besetzung, Honorar, Ankunftszeit und Instrumententransport schriftlich feststehen.
Wie viele Notenständer braucht ein Brassbandkonzert?: Plane mindestens einen Notenständer pro Musiker und zusätzlich ein bis zwei Ersatzständer ein. Inventarisiere sie spätestens am Vortag und stelle sie vor der Probe an den markierten Positionen auf.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst passieren?: Öffne den Saal mindestens drei Stunden vor dem Einlass. Inspiziere zuerst Raum und Ausgänge, stelle danach Stühle, Bühne, Orchesteraufstellung und Notenständer auf und teste anschließend Mikrofon und Mischpult.

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