Organiser un concert de fanfare sans rien laisser au dernier moment

Un concert de fanfare se prépare dans un ordre précis : le lieu et la date d’abord, puis la réservation de la fanfare, le programme et l’accueil du public. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, le transport des instruments, les besoins alimentaires et l’installation technique. Prévoyez aussi un responsable pour les inscriptions et un autre pour l’ouverture de la salle. Ce plan vous aide à avancer de la première décision jusqu’à l’installation des chaises et des pupitres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du concert
2 personnes
2
Définir le répertoire et le programme
3 personnes
3
Confirmer la réservation du lieu
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Réserver définitivement la fanfare
6
Fixer le chef d’orchestre et l’animateur
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Annoncer le concert en ligne
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Créer la liste des visiteurs et les billets
2 personnes
13
Imprimer le programme
2 personnes
14
Vérifier les parties de musique
3 personnes
15
Inventorier les pupitres de musique
2 personnes
16
Confirmer le transport des instruments
17
Acheter la restauration et les boissons
2 personnes
18
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
19
Récupérer les clés du lieu
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
22
Dégager les sorties
2 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Marquer l’emplacement de l’orchestre
2 personnes
25
Installer les pupitres de musique
3 personnes
26
Installer les tables d'accueil
2 personnes
27
Installer les tables de catering
2 personnes
28
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
31
Vérifier l'éclairage
2 personnes
32
Recevoir les instruments
3 personnes
33
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
34
Préparer les partitions et les pupitres
3 personnes
35
Aménager la loge des musiciens
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
41
Effectuer les réglages sonores
6 personnes
42
Passer le programme en revue avec le chef d’orchestre
3 personnes

Événement

43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Gérer le vestiaire
2 personnes
47
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir les en-cas de pause
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
52
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
54
Recueillir les questions du public
55
Assurer les musiciens en prestation
2 personnes
56
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes
57
Finaliser le vestiaire
2 personnes
58
Décharger les instruments
4 personnes
59
Démonter le catering
3 personnes

Suivi

60
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
61
Rassembler les pupitres
3 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Collecter et trier les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer la cuisine et la table de restauration
2 personnes
66
Nettoyer le sol de la salle
2 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Retourner les instruments
3 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger les stocks restants
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Portants de logeqté 2
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 120
Éléments de podiumqté 6

Équipement

Pieds de microqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Métronome
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 3
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 50
Plateauxqté 50
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges électriquesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de travailler sur les invitations. Demandez rapidement la confirmation écrite de la réservation et vérifiez les autorisations ou déclarations nécessaires, car leur délai peut dépasser plusieurs semaines.
Réservez définitivement la fanfare avant d’imprimer le programme. Confirmez aussi le chef d’orchestre, l’animateur, le répertoire, la durée de chaque partie et le transport des instruments au moins 2 semaines avant le concert.
Traitez les inscriptions avec une liste unique : nom, nombre de billets et besoins alimentaires. Arrêtez les chiffres 5 à 7 jours avant l’événement afin d’acheter la restauration, les boissons et les quantités de vaisselle adaptées.
Préparez le matériel musical et technique séparément du mobilier. Vérifiez les parties de musique, les pupitres, le pupitre du chef, les microphones, les pieds, la table de mixage, les rallonges et les multiprises la veille.
Le jour du concert, ouvrez la salle assez tôt pour contrôler l’entrée et dégager les sorties avant l’arrivée du public. Installez ensuite les chaises, marquez l’emplacement de l’orchestre et placez les pupitres ; gardez du ruban gaffer et des piles de rechange à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et la fanfare, de vérifier les autorisations, d’envoyer les invitations et de finaliser le programme.
Quand faut-il réserver la fanfare et le lieu ?: Réservez le lieu et demandez sa confirmation dès que la date est choisie, puis confirmez définitivement la fanfare au plus tard 6 à 8 semaines avant le concert. Ne lancez pas les invitations avant d’avoir ces deux engagements.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de fanfare ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement pour établir la liste des visiteurs, préparer les billets et ajuster la restauration.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour du concert ?: Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ce temps pour inspecter l’entrée, dégager les sorties, installer les chaises et les pupitres, puis tester les microphones et la sonorisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.