Brandweerbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een brandweerbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk exposanten, registratie, catering, demonstratiezones, vergunningen en de logistiek op de locatie. Begin met datum, locatie en plattegrond en werk daarna toe naar bevestigingen, programma en bezoekersinformatie. Op deze pagina staat een complete checklist met taken en benodigdheden, zodat je niets vergeet bij de voorbereiding, opbouw en ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Exposanten bevestigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Vergunningen controleren
2 personen
Parkeerinformatie opstellen
Programma definitief maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Exposanteninformatie versturen
Naamkaartjes printen
Bezoekerslijsten printen
Cateringbestelling controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Transport laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Demonstratiezones markeren
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programma ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Brandblussers controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Exposanten laten uitladen
4 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Beursstands afbouwen
6 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Vermiste eigendommen registreren
Exposanten informeren over afhaalitems
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Presentatieschermenaantal 4
Handmicrofoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Brandblussersaantal 6
Afzetpalenaantal 16
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Brandweerbanierenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Achtergronddoekenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de locatie vastligt. Reserveer daarop vaste plekken voor registratie, catering, demonstratiezones, laad- en losverkeer en stands; zo voorkom je dat tafels of kabels later moeten worden verplaatst.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 2 weken voor de beurs. Vermeld de standafmetingen, opbouwtijd, parkeerroute, laad- en loszone en wat zij zelf moeten meenemen.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs in de cateringbestelling. Tel daarna het aantal aanmeldingen opnieuw na, zodat naamkaartjes, bezoekerslijsten, borden en glazen niet op een oude telling zijn gebaseerd.
Test registratie en presentaties minimaal 1 dag vooraf. Controleer laptop, tablets, printer, presentatieschermen, handmicrofoons, portofoons, verlengkabels en stekkerdozen afzonderlijk; een ontbrekende kabel legt anders een hele zone stil.
Plan op de opbouwdag minstens 2 controlemomenten: één na het plaatsen van tafels, stoelen en stands en één vlak voor opening. Loop dan ook bewegwijzering, brandweerbanieren, afvalbakken, koeling, koffieapparaten en demonstratiezones na.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een brandweerbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, plattegrond en exposantenlijst. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en maak het programma uiterlijk 2 weken voor de beurs definitief.
Wanneer moet ik exposanten voor een brandweerbeurs bevestigen?: Bevestig exposanten uiterlijk 3 tot 4 weken voor de beurs. Verstuur de praktische exposanteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf, inclusief opbouwtijd, standindeling, parkeren en laad- en lossen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een brandweerbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van exposantenstands, registratie en bewegwijzering. Voeg extra tijd toe als er demonstratiezones, presentatieschermen of meerdere cateringpunten zijn.
Wanneer moet ik catering voor een brandweerbeurs bestellen?: Reserveer de catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal personen uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.