Checklist pour organiser un salon des pompiers

Un salon des pompiers demande une coordination précise entre les exposants, l’accueil du public, la restauration et l’installation des espaces. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le programme et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les besoins alimentaires, les badges et la zone de chargement. Cette checklist vous aide à répartir les préparatifs jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Vérifier les autorisations
2 personnes
Préparer les informations de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Concevoir la signalétique
Envoyer les informations aux exposants
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les listes des visiteurs
Vérifier la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger le transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Délimiter les zones de démonstration
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Brancher les machines à café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Afficher le programme
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Contrôler les extincteurs
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Annoncer le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire décharger les exposants
4 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les stands du salon
6 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Informer les exposants des articles à retirer
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 24
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Écrans de présentationqté 4
Microphones mainqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Extincteursqté 6
Poteaux de balisageqté 16
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières des pompiersqté 8
Drapeauxqté 12
Nappesqté 24
Toiles de fondqté 8
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires, l’accès des véhicules et la capacité électrique des espaces.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription des exposants, puis transmettez le nombre final au traiteur 7 à 10 jours avant le salon. Gardez quelques portions adaptées aux dernières modifications.
Envoyez aux exposants un dossier pratique au moins 10 jours avant l’événement : horaires d’arrivée, emplacement du stand, stationnement, accès au déchargement et contact sur place.
Imprimez les badges nominatifs et les listes de visiteurs la veille, avec une marge d’environ 10 % pour les inscriptions ou corrections de dernière minute. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante et les tablettes avant l’ouverture.
Prévoyez l’installation sur place en commençant par le balisage du chargement, les tables et les chaises, puis les stands et les zones de démonstration. Gardez les talkies-walkies chargés et répartissez clairement les rôles de l’équipe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des pompiers ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le traiteur, confirmer les exposants, vérifier les autorisations et finaliser le programme.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des pompiers ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour une installation complète, davantage si les stands sont nombreux ou si des démonstrations sont prévues. Ouvrez le lieu assez tôt pour installer d’abord le mobilier et le balisage, puis les équipements et la signalétique.
Quand confirmer le traiteur pour un salon des pompiers ?: Vérifiez la commande finale 7 à 10 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires des exposants. Recomptez les repas, les boissons, les tasses, les verres et les couverts avant la livraison.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez le comptoir d’inscription, les listes imprimées, les badges, les tablettes ou l’ordinateur et une signalétique visible. Faites un test complet au moins la veille afin de corriger les problèmes d’impression ou de connexion avant l’ouverture.

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