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Checklist para organizar una feria de bomberos sin olvidar nada

Organizar una feria de bomberos requiere coordinar expositores, visitantes, demostraciones, catering y montaje en un mismo espacio. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario, desde fijar la fecha y comprobar los permisos hasta abrir el recinto. Trabaja con un plano desde el principio y confirma a cada expositor antes de cerrar el programa. El día del evento, reserva tiempo para delimitar la carga y descarga, montar los stands y probar los equipos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y lugar

    2 personas

  • Crear plano de la feria

    2 personas

  • Preparar la lista de expositores

    2 personas

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Confirmar expositores

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Reservar el catering

  • Comprobar permisos

    2 personas

  • Preparar la información de aparcamiento

  • Definir el programa final

    2 personas

  • Diseñar la señalización

  • Enviar información a los expositores

  • Imprimir etiquetas con nombres

  • Imprimir listas de visitantes

  • Revisar el pedido de catering

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Reunir los materiales

    3 personas

  • Cargar el transporte

    3 personas

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Delimitar la zona de carga y descarga

    2 personas

  • Montar mesas

    4 personas

  • Colocar las sillas

    3 personas

  • Montar los stands de los expositores

    6 personas

  • Marcar las zonas de demostración

    3 personas

  • Montar el mostrador de registro

    2 personas

  • Montar el punto de catering

    3 personas

  • Conectar las máquinas de café

    2 personas

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

  • Preparar tarjetas con nombres

  • Colgar el programa

    2 personas

  • Colocar la señalización

    3 personas

  • Despejar las rutas de seguridad

    2 personas

  • Comprobar los extintores

    2 personas

  • Comprobar los puntos de electricidad

    2 personas

  • Instruir al equipo de registro

    2 personas

Evento

  • Recibir a los expositores

    4 personas

  • Registrar a los visitantes

    4 personas

  • Repartir etiquetas con nombre

    2 personas

  • Indicar a los visitantes los stands

    2 personas

  • Coordinar demostraciones

    4 personas

  • Anunciar el programa

  • Servir café y té

    2 personas

  • Servir aperitivos

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Comprobar los baños

    2 personas

  • Apoyar a los expositores

    2 personas

  • Responder preguntas del público

    2 personas

  • Finalizar el último elemento del programa

    2 personas

  • Guiar a los visitantes hacia la salida

    2 personas

  • Dejar que los expositores descarguen

    4 personas

Seguimiento

  • Cerrar catering

    3 personas

  • Apagar el equipo

    2 personas

  • Recoger la vajilla

    3 personas

  • Desmontar mesas y sillas

    5 personas

  • Desmontar los stands de la feria

    6 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Devolver los materiales

    3 personas

  • Devolver el material alquilado

    2 personas

  • Recoger el stock sobrante

    2 personas

  • Registrar objetos perdidos

  • Informar a los expositores sobre los artículos de recogida

  • Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesas del stand ferialcant. 24
  • Sillas plegablescant. 80
  • Mostrador de registro
  • Taburetes de barcant. 8
  • Papeleracant. 12
  • Percheroscant. 4

Equipo

  • Portátilcant. 2
  • Tabletscant. 4
  • Impresora
  • Cables alargadorescant. 12
  • Regletascant. 10
  • Pantallas de presentacióncant. 4
  • Micrófonos de manocant. 2
  • Walkie-talkiescant. 8
  • Neveras portátilescant. 6
  • Máquinas de cafécant. 3
  • Teterascant. 2
  • Extintorescant. 6
  • Postes separadorescant. 16
  • Cinta de balizamientocant. 8
  • Conos de tráficocant. 12
  • Linternascant. 6

Vajilla

  • Tazas de cafécant. 120
  • Vasoscant. 180
  • Platoscant. 150
  • Cubiertoscant. 150
  • Bandejas de servircant. 20
  • Pinzas de servircant. 12

Cocina

  • Termoscant. 8
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillos de pancant. 4
  • Cuchillos de cocinacant. 4
  • Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

  • Banderas de bomberoscant. 8
  • Banderascant. 12
  • Mantelescant. 24
  • Telones de fondocant. 8
  • Tarjetas de nombrecant. 120
  • Carteles direccionalescant. 20
  • Pósteres del programacant. 10

Iluminación

  • Lámparas LEDcant. 12
  • Guirnaldas de lucescant. 8
  • Bateríascant. 40

Limpieza

  • Sets de escobacant. 3
  • Fregonascant. 4
  • Cuboscant. 4
  • Aspiradora
  • Guantes de limpiezacant. 12
  • Escobillas de bañocant. 4

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los expositores. Después prepara el plano de la feria para saber cuántas mesas, sillas y zonas de demostración caben realmente.
  • Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y revisa el pedido de catering al menos 3 días antes. Así puedes ajustar comida, bebidas, tazas, vasos y cubiertos sin improvisar.
  • Envía a los expositores el programa final, el plano, la información de aparcamiento y las instrucciones de carga y descarga como mínimo 7 días antes. Incluye una hora concreta de llegada.
  • Prepara con antelación las etiquetas con nombres, las listas de visitantes y la información de señalización. Lleva una impresora, un portátil o tablets y cables alargadores por si hay cambios de última hora.
  • Abre la ubicación con tiempo suficiente para montar las mesas, sillas y stands antes de recibir al público. Marca primero la zona de carga y descarga y las demostraciones; después coloca los equipos, las banderas y los puntos de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bomberos?
Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y expositores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, catering, programa, señalización y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de bomberos?
Confírmalos al menos 3 semanas antes del evento, cuando ya conozcas el plano y las necesidades de cada stand. Envía la información definitiva sobre horarios, aparcamiento y carga y descarga 7 días antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar la feria?
Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura al público. Ese margen permite delimitar la carga y descarga, montar mesas y sillas, preparar los stands, marcar las demostraciones y comprobar micrófonos, pantallas y walkie-talkies.
¿Qué material no debe faltar en una feria de bomberos?
Además del mobiliario, prepara equipos de registro y presentación, cables alargadores, regletas, micrófonos, walkie-talkies y neveras portátiles. Para el catering, comprueba termos, máquinas de café, vajilla, cubiertos, bandejas, pinzas y acumuladores de frío.

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