Wat heb je nodig voor een branchebijeenkomst?

Voor een branchebijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Regel naast catering ook registratiebenodigdheden, naamkaartjes, programma’s en routebordjes, zodat deelnemers snel hun weg vinden. Stem het aantal stoelen, glazen en borden af op het definitieve aantal aanmeldingen en houd reserve mee voor late gasten. Test laptop, beamer, microfoon, luidsprekers en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf; op de ochtend zelf blijft dan alleen aansluiten en controleren over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Tafelkledenaantal 14
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Tafelmessenaantal 100
Tafelvorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtslingersaantal 4

Decoratie

Naambordjesaantal 100
Presentatiestandaardsaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Lanyardsaantal 100

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Chafing dishesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Krijtbordjesaantal 10
Broodmandenaantal 6
Waterkaraffenaantal 12
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 6 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 12 stuks
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 30 flesjes
- Pilsener - 60 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Bierkratten - 2 kratten
- IJsblokjes - 12 kilo
- Mineraalwater voor sprekers - 12 flesjes
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Mini pistolets - 100 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Oude kaas - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Falafel - 1,5 kilo
- Komkommer - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 2 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 2 kilo
- Notenmix - 1,5 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Rijstcrackers - 4 pakken
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afvalzakken - 40 stuks
- Grote afvalzakken - 20 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponzen - 10 stuks
- Papieren handdoeken - 6 pakken

Tips

Reken voor koffie en thee op minimaal 2 koppen per deelnemer tijdens een ochtendprogramma en houd 10% extra koffie, thee, suiker en melk achter de hand. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen verspreid over de cateringplek als de groep groter is dan 50 personen.
Neem per deelnemer één naamkaartje en één programma mee, plus 10% reserve. Leg naamkaartjes alfabetisch bij de registratietafel; dat voorkomt een rij bij binnenkomst.
Plan per deelnemer minimaal één waterglas en bied bij een borrel of diner ook een wijnglas aan. Zet extra glazen klaar voor sprekers en cateringpersoneel, doorgaans 5 tot 10 stuks bovenop het deelnemersaantal.
Zorg voor minimaal één vrije verlengkabel van 5 meter naast de kabels die je al nodig hebt. Test de beamer en het projectiescherm met de echte laptop en presentatie voordat de zaal opengaat.
Zet bij het buffet per gerecht een opscheplepel of tang klaar en gebruik aparte schaaltjes voor dieetopties. Controleer de dieetwensen uiterlijk 48 uur vooraf met de cateraar en label afwijkende gerechten duidelijk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een branchebijeenkomst?: Bestel één stoel per bevestigde deelnemer, plus 5% reserve. Bij 80 deelnemers zijn dat 84 stoelen; controleer het definitieve aantal uiterlijk 48 uur voor aanvang.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een branchebijeenkomst?: Reken voor een programma van drie tot vier uur op 2 tot 3 koppen per persoon. Voor 60 deelnemers betekent dat 120 tot 180 koppen, plus ongeveer 10% reserve.
Hoeveel naamkaartjes en programma's moet ik printen?: Print één naamkaartje en één programma per deelnemer, met 10% extra voor late aanmeldingen of beschadigde exemplaren. Bij 75 deelnemers print je dus 83 van elk.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een branchebijeenkomst testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers en verlengkabels uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op de eventdag nog een korte controle van 30 minuten voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.