Que prévoir pour une rencontre sectorielle ?

Une rencontre sectorielle demande surtout une organisation précise des espaces, de l’accueil, du café et des présentations. Prévoyez le mobilier pour l’inscription et les échanges debout, la vaisselle adaptée au repas, ainsi que le matériel de projection et de sonorisation. Les quantités dépendent du nombre de participants confirmés, mais certains éléments doivent être réservés ou testés plusieurs jours à l’avance. Cette liste vous aide à vérifier les achats, les locations et le matériel à apporter avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Nappesqté 14
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux de tableqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Présentoirsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 100
Porte-badgesqté 100
Lanyardsqté 100

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Bains-marieqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ardoisesqté 10
Corbeilles à painqté 6
Carafes d'eauqté 12
Bacs à glaçonsqté 4
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 30 bouteilles
- Pilsener - 60 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Caisses de bière - 2 caisses
- Glaçons - 12 kilo
- Eau minérale pour les intervenants - 12 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini pistolets - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Vieux fromage - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Falafel - 1,5 kilo
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Salade composée - 2 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 2 kilos
- Mélange de noix - 1,5 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Crackers de riz - 4 paquets
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Grands sacs poubelle - 20 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Comptez les chaises sur la base du nombre de participants confirmés, puis ajoutez environ 5 % de marge pour les intervenants, l’accueil et les changements de dernière minute.
Prévoyez une table d’inscription distincte des tables de buffet et préparez les badges nominatifs ainsi que le programme au moins la veille, afin de ne pas bloquer l’accueil le matin même.
Pour la vaisselle, comptez au minimum une assiette, un verre à eau, un verre à vin et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les retours tardifs et les pièces sales.
Installez au moins un point café avec une machine ou une bouilloire, des tasses, des cuillères et des thermos. Vérifiez les quantités de café, d’eau et de lait selon la durée de la rencontre, idéalement 48 heures avant.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro sans fil, les haut-parleurs et les rallonges avant le jour J. Gardez une rallonge supplémentaire et vérifiez que les présentations sont bien rassemblées sur l’ordinateur utilisé.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une rencontre sectorielle ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 80 personnes, cela représente 84 à 88 chaises, en comptant les intervenants et les ajustements de dernière minute.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une rencontre professionnelle ?: Comptez une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et un jeu de couverts par personne. Ajoutez environ 10 % de pièces supplémentaires, surtout si le repas et le café sont servis dans plusieurs espaces.
Quand faut-il tester le matériel de projection et le micro ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant la rencontre, puis vérifiez à nouveau le branchement en ouvrant la salle. Contrôlez notamment les rallonges, le son, les présentations et la compatibilité de l’ordinateur avec le vidéoprojecteur.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges et le programme ?: Préparez les badges et imprimez le programme au plus tard la veille, après la confirmation de la liste des participants. Gardez quelques badges vierges et 5 à 10 exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions ou modifications tardives.

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