Zo organiseer je een brainstormworkshop die op tijd start

Een brainstormworkshop organiseren begint niet met post-its kopen, maar met een helder doel, programma en groepsindeling. Leg eerst datum en locatie vast, werk daarna de brainstormvragen en werkvormen uit en regel pas vervolgens uitnodigingen, catering en materialen. Plan tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en techniek: juist die onderdelen lopen vaak door elkaar. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte ruimte, werkende presentatie en werkstations die klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Programma en werkvormen uitwerken
2 personen
8
Brainstormvragen formuleren
2 personen
9
Presentatie voorbereiden
10
Werkbladen opmaken
11
Werkbladen afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Catering bestellen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Techniek controleren
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Deelnemers herinneren
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen klaarzetten
2 personen
22
Werkstations inrichten
3 personen
23
Presentatiemateriaal aansluiten
24
Werkbladen klaarleggen
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Programma en huisregels toelichten
29
Kennismaking begeleiden
2 personen
30
Eerste brainstormronde begeleiden
2 personen
31
Koffiepauze serveren
2 personen
32
Tweede brainstormronde begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
35
Diner serveren
3 personen
36
Ideeën clusteren begeleiden
2 personen
37
Prioriteiten laten kiezen
2 personen
38
Actiepunten vastleggen
39
Afsluiting verzorgen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Techniek uitschakelen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Materialen inpakken
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Huurmaterialen retourneren
49
Deelnemers bedanken
50
Actiepunten verspreiden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 36
Dessertbordenaantal 36
Mokkenaantal 36
Drinkglazenaantal 48
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerkommenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overpapieraantal 8
Post-itsaantal 20
Stiftenaantal 40
Pennenaantal 40
Werkbladenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Stemstickersaantal 300
Tapeaantal 6
Whiteboardwissersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Richtingsbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma uit in blokken van 45 tot 90 minuten en noteer per onderdeel welk resultaat deelnemers moeten opleveren. Zo voorkom je dat de brainstorm uitloopt en er geen tijd blijft voor selectie of vervolgstappen.
Regel uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen en herinnering. Gebruik de lijst ook voor naamkaartjes en de indeling van werkstations; last-minute wijzigingen zijn anders lastig op te vangen.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en verlengsnoeren minimaal één werkdag tevoren samen. Neem op locatie nog 30 minuten vóór de start om alles aan te sluiten en het geluid te controleren.
Zet per werkstation vooraf flip-overpapier, post-its, stiften en scharen klaar. Tel het materiaal per tafel, zodat deelnemers niet tijdens een oefening naar één centrale tafel hoeven te lopen.
Plan koffie, thee en water vóór de ontvangst en houd catering uit de inhoudelijke werkruimte. Reken voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon en controleer of mokken, glazen, servies en bestek aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een brainstormworkshop?: Plan voor een compacte workshop 2,5 tot 4 uur, inclusief één pauze van 15 minuten. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten vóór aanvang voor het openen van de locatie, ventileren en klaarzetten van tafels, stoelen en techniek.
Wanneer moet ik een brainstormworkshop uitnodiging versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Sluit de inventarisatie van dieetwensen ongeveer 7 dagen vóór de workshop en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering.
Hoeveel materialen heb ik nodig per brainstormtafel?: Leg per werkstation minimaal één flip-overvel, een stapel post-its en meerdere stiften klaar; stem de hoeveelheid af op het aantal deelnemers per tafel. Tel daarnaast scharen en andere gedeelde materialen vooraf, zodat je op de dag zelf niet hoeft bij te vullen.
Wanneer test ik de techniek voor een brainstormworkshop?: Controleer de laptop, beamer, HDMI-aansluiting, projectiescherm, microfoon en stroomvoorziening uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op locatie nog een tweede test 30 minuten vóór de start, omdat kabels, aansluitingen en geluidsniveaus daar anders kunnen zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.