Organiser un atelier de brainstorming, étape par étape

Un atelier de brainstorming réussi repose d’abord sur un cadre clair : une date, un objectif et un programme minuté. Commence par définir les questions à traiter et les méthodes de travail, puis réserve une salle adaptée au nombre de participants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel se gèrent ensuite sans précipitation. La veille, vérifie la technique et prépare les supports ; le jour même, installe les postes de travail avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Élaborer le programme et les méthodes de travail
2 personnes
8
Formuler les questions de brainstorming
2 personnes
9
Préparer la présentation
10
Dresser les plans de travail
11
Imprimer les feuilles de travail
12
Préparer les badges nominatifs
13
Commander le catering
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier la technique
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Rappeler les participants
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Aérer la salle
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
2 personnes
22
Installer les postes de travail
3 personnes
23
Brancher le matériel de présentation
24
Préparer les plans de travail
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
2 personnes
28
Expliquer le programme et le règlement intérieur
29
Animer les présentations
2 personnes
30
Animer la première session de brainstorming
2 personnes
31
Servir la pause-café
2 personnes
32
Animer le deuxième tour de brainstorming
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
35
Servir le dîner
3 personnes
36
Animer le regroupement des idées
2 personnes
37
Laisser choisir les priorités
2 personnes
38
Consigner les points d'action
39
Assurer la clôture
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
44
Éteindre la technique
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Emballer le matériel
2 personnes
47
Fermer le lieu
2 personnes
48
Retourner les matériels de location
49
Remercier les participants
50
Distribuer les feuilles de route

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Table de buffet
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Tassesqté 36
Verres à boireqté 48
Couvertsqté 36
Louchesqté 6
Ciseauxqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Post-itqté 20
Marqueursqté 40
Stylosqté 40
Feuilles de travailqté 40
Badges nominatifsqté 40
Autocollants de voteqté 300
Ruban adhésifqté 6
Effaceurs pour tableau blancqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Panneaux directionnelsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 4

Catering

Courses

Conseils

Prépare le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires, les temps de pause et les méthodes utilisées. Une séance de trois heures nécessite généralement au moins deux séquences de réflexion distinctes.
Demande les régimes alimentaires au moment de l’inscription et relance les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’atelier. Cela évite de commander un repas incomplet ou de découvrir une contrainte le matin même.
Teste le projecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les prises la veille, puis garde une solution de secours. Les adaptateurs manquants et les rallonges trop courtes sont souvent repérés trop tard.
Prépare un poste de travail par groupe avec les feuilles, les post-its et les feutres déjà posés. Compte au moins un bloc de post-its et plusieurs feutres par table pour ne pas interrompre l’exercice.
Arrive 60 à 90 minutes avant le début : aère la salle, installe les tables et les chaises, branche la présentation et prépare le café. Les participants doivent pouvoir s’asseoir et commencer sans attendre la mise en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de brainstorming ?: Prévois idéalement 2 à 3 semaines pour fixer la date, réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 2 derniers jours pour les vérifications, les impressions et la préparation du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de brainstorming ?: Envoie-les au moins 10 à 14 jours avant l’atelier, avec l’objectif, les horaires et la date limite d’inscription. Relance les personnes qui n’ont pas répondu environ 5 jours avant la séance.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’aération, la disposition des tables et des chaises, l’installation des postes, le branchement de la présentation et la préparation des boissons.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier de brainstorming ?: Teste toute la chaîne de présentation, du portable au projecteur, avec le câble HDMI et les prises disponibles. Vérifie aussi les feuilles imprimées, les noms, les questions de brainstorming et les quantités de vaisselle et de boissons.

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