Cómo organizar un taller de brainstorming paso a paso
Un taller de brainstorming necesita más preparación que reunir a un grupo alrededor de una mesa. Empieza cerrando la fecha, el programa y el espacio; después confirma participantes, preferencias dietéticas y dinámicas. La semana anterior deja listas las preguntas, la presentación, las hojas de trabajo y las mesas de trabajo. El día del taller, reserva tiempo para ventilar, montar puestos, probar la conexión y preparar café y té antes de recibir al grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Actualizar la lista de participantes
- 7
Desarrollar el programa y las dinámicas
2 personas
- 8
Formular preguntas para la lluvia de ideas
2 personas
- 9
Preparar la presentación
- 10
Preparar las mesas de trabajo
- 11
Imprimir hojas de trabajo
- 12
Preparar tarjetas de nombre
- 13
Pedir el catering
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Comprobar la técnica
- 16
Reunir los materiales
2 personas
- 17
Recordar a los participantes
- 18
Abrir la ubicación
2 personas
- 19
Ventilar el espacio
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Preparar las sillas
2 personas
- 22
Montar los puestos de trabajo
3 personas
- 23
Conectar el material de presentación
- 24
Preparar las encimeras
2 personas
- 25
Preparar café y té
2 personas
- 26
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
Evento
- 27
Recepción de participantes
2 personas
- 28
Explicar el programa y las normas de la casa
- 29
Coordinar la presentación
2 personas
- 30
Guiar la primera ronda de brainstorming
2 personas
- 31
Servir la pausa para el café
2 personas
- 32
Coordinar la segunda ronda de brainstorming
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
- 34
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 35
Servir la cena
3 personas
- 36
Coordinar la agrupación de ideas
2 personas
- 37
Dejar que elijan las prioridades
2 personas
- 38
Anotar puntos de acción
- 39
Gestionar el cierre
- 40
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 44
Apagar la técnica
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Empaquetar materiales
2 personas
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
- 48
Devolver el material alquilado
- 49
Agradecer a los participantes
- 50
Distribuir los puntos de acción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesa del bufé
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 36
- Platos de postrecant. 36
- Tazascant. 36
- Vasoscant. 48
- Cubiertoscant. 36
- Cucharonescant. 6
- Tijerascant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de serviciocant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Material del taller
- Pizarras de hojascant. 4
- Papel para rotafoliocant. 8
- Post-itscant. 20
- Rotuladorescant. 40
- Bolígrafoscant. 40
- Tableros de trabajocant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pegatinas para votarcant. 300
- Cinta adhesivacant. 6
- Borradores de pizarra blancacant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Señales direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Guantes de gomacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, la duración de cada dinámica y los momentos de descanso para que puedas calcular cuántas mesas y sillas necesitas.
- Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes y actualiza la lista de participantes hasta entonces. Ese margen permite ajustar el catering y separar las preferencias dietéticas sin improvisar.
- Prepara las preguntas de brainstorming y las hojas de trabajo al menos 3 días antes. Imprime algunas copias extra y deja preparados los post-its, rotuladores y pizarras de hojas en cada puesto.
- Haz una prueba técnica el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono, alargadores y regletas. El día del evento, conecta todo con 30 minutos de antelación y comprueba también el sonido.
- Monta las mesas de trabajo antes de preparar el café y el té. Deja libres las zonas de paso, coloca las tarjetas de nombre y organiza el bufé para que las bebidas no interrumpan las dinámicas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de brainstorming?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja cerrados el catering y los materiales como mínimo 5 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar el recordatorio del taller?
- Envíalo entre 48 y 72 horas antes. Aprovecha ese mensaje para confirmar la hora de llegada, pedir que avisen de cualquier cambio y compartir la información práctica del lugar.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para ventilar, montar mesas y sillas, preparar los puestos y conectar la presentación. Reserva otros 30 minutos si vas a probar un micrófono o montar un bufé.
- ¿Cuántas copias de las hojas de trabajo debo imprimir?
- Imprime una copia por participante y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Para 20 personas, prepara 22 o 23 copias, especialmente si habrá varias rondas de trabajo.
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