Zo organiseer je een effectieve brainstormsessie

Een goede brainstormsessie begint niet met post-its, maar met een scherp doel en een programma met duidelijke tijdvakken. Bepaal eerst wie je nodig hebt, reserveer een geschikte ruimte en kies werkvormen die passen bij het vraagstuk. Regel daarna techniek, materialen en catering, en test alles vóór de deelnemers binnenkomen. Op de dag zelf houd je het tempo hoog: leg het doel uit, begeleid elke ronde en verzamel ideeën zichtbaar op flip-overs of een whiteboard.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst samenstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Locatie reserveren
7
Catering bestellen
8
Werkvormen voorbereiden
2 personen
9
Presentatie en tijdschema maken
10
Benodigdheden controleren
2 personen
11
Techniek testen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Ruimte indelen
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
17
Catering en dranken klaarzetten
2 personen
18
Techniek opnieuw controleren
2 personen
19
Ontvangsttafel inrichten

Event

20
Deelnemers ontvangen
2 personen
21
Koffie en thee serveren
2 personen
22
Programma en doel toelichten
23
Kennismakingsronde begeleiden
24
Eerste brainstormronde begeleiden
2 personen
25
Pauzedrankjes bijvullen
26
Ideeën clusteren
2 personen
27
Hapjes en dranken serveren
2 personen
28
Prioriteiten bepalen
2 personen
29
Diner uitserveren
3 personen
30
Actiepunten uitwerken
2 personen
31
Besluiten en vervolgstappen vastleggen
2 personen
32
Afsluitende vragenronde begeleiden
33
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
35
Servies en glazen verzamelen
2 personen
36
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
37
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
38
Ruimte schoonmaken
3 personen
39
Techniek en materialen opruimen
2 personen
40
Materialen retourneren
2 personen
41
Verslag en actiepunten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon
Timeraantal 2

Schrijfmateriaal

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 12
Permanente markersaantal 24
Balpennenaantal 30
Potlodenaantal 24
Gummenaantal 12

Brainstormmateriaal

Plakbriefjesaantal 12
Stemstickersaantal 5
Indexkaartenaantal 100
Papieren tapeaantal 4
Schaaraantal 6
Linialenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafelnummersaantal 6
Informatiebord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per brainstormronde een vaste duur, bijvoorbeeld 10 tot 15 minuten, en gebruik een timer. Zo krijgt één gesprek niet ongemerkt de hele sessie.
Test laptop, beamer, HDMI-kabel, speaker en microfoon uiterlijk één dag vooraf en nogmaals vóór de ontvangst. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; aansluitingen ontbreken vaak.
Zet per deelnemer een stoel, pen en werkplek klaar en leg extra balpennen, plakbriefjes en stiften apart. Reken op minimaal 10 procent reserve bij verbruiksmaterialen.
Maak de ruimte vóór aanvang in groepen of een U-opstelling klaar en hang flip-overpapier vooraf op. Een late herinrichting kost al snel 15 minuten van de eerste werkvorm.
Verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt en zet koffie, thee, glazen en borden klaar vóór de kennismakingsronde. Plan de pauze niet alleen in het tijdschema, maar vul dranken ook tijdens de pauze bij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een brainstormsessie?: Reken voor een bruikbare sessie op 2 tot 3 uur, inclusief kennismaking, twee of drie brainstormrondes en een pauze van 10 tot 15 minuten. Plan per werkvorm 10 tot 30 minuten en houd aan het einde minstens 15 minuten over voor selectie en vervolgstappen.
Hoeveel deelnemers zijn ideaal voor een brainstormsessie?: Een groep van 6 tot 12 deelnemers werkt meestal praktisch: groot genoeg voor verschillende invalshoeken en klein genoeg om iedereen aan bod te laten komen. Bij meer dan 12 mensen kun je beter subgroepen maken en per groep een flip-over gebruiken.
Wanneer moet je een brainstormsessie voorbereiden?: Leg doel, deelnemers en programma minimaal 2 weken vooraf vast. Reserveer de locatie en regel catering daarna; controleer materialen en techniek uiterlijk 1 dag van tevoren en richt de ruimte op de dag zelf minstens 30 minuten eerder in.
Welke materialen heb je nodig voor een brainstormsessie?: Zorg per deelnemer voor een pen en werkplek en leg daarnaast plakbriefjes, indexkaarten, flip-overpapier, whiteboardstiften en stemstickers klaar. Voor presentaties heb je onder meer een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.