Checklist voor een goed georganiseerde brainstormsessie

Een brainstormsessie vraagt meer voorbereiding dan alleen een onderwerp en een paar post-its. Je legt vooraf het doel, programma en aantal deelnemers vast, regelt de locatie en stemt catering af op dieetwensen. Op de dag zelf moeten de ruimte, techniek en werkmaterialen klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar ontvangst en begeleide brainstormrondes, zonder de kleine zaken te vergeten die vaak pas tijdens de sessie opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Presentatie en tijdschema maken
Benodigdheden controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Ruimte indelen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
Catering en dranken klaarzetten
2 personen
Techniek opnieuw controleren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma en doel toelichten
Kennismakingsronde begeleiden
Eerste brainstormronde begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes bijvullen
Ideeën clusteren
2 personen
Hapjes en dranken serveren
2 personen
Prioriteiten bepalen
2 personen
Diner uitserveren
3 personen
Actiepunten uitwerken
2 personen
Besluiten en vervolgstappen vastleggen
2 personen
Afsluitende vragenronde begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Techniek en materialen opruimen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Verslag en actiepunten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon
Timeraantal 2

Schrijfmateriaal

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 12
Permanente markersaantal 24
Balpennenaantal 30
Potlodenaantal 24
Gummenaantal 12

Brainstormmateriaal

Plakbriefjesaantal 12
Stemstickersaantal 5
Indexkaartenaantal 100
Papieren tapeaantal 4
Schaaraantal 6
Linialenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafelnummersaantal 6
Informatiebord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer een zitplaats en controleer vooraf of tafels, stoelen en de gekozen ruimte passen bij de werkvormen. Zet de ruimte bij voorkeur minimaal 60 minuten voor de start klaar.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen samen in de ruimte. Houd een tweede aansluitmogelijkheid of een offline versie van de presentatie achter de hand.
Leg per deelnemer minstens één pen klaar en verdeel plakbriefjes, indexkaarten en stemstickers vóór de ontvangst. Reserveer daarnaast extra schrijfmaterialen voor ongeveer 10% van de groep.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vóór de sessie en bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers. Zet koffie, thee, glazen en borden klaar vóór de kennismakingsronde begint.
Maak het tijdschema zichtbaar op een flip-over of whiteboard en gebruik een timer voor brainstormrondes. Plan pauzedrankjes vooraf, zodat je tijdens de begeleiding niet hoeft weg te lopen om bij te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brainstormsessie organiseren?: Begin minimaal 2 tot 3 weken vooraf met doel, programma, deelnemers en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 10 werkdagen voor de sessie, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een brainstormruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, naamkaartjes, werkmaterialen, catering en de ontvangsttafel. Plan daarnaast 20 minuten voor een volledige techniekcontrole in de ruimte.
Hoeveel brainstormmateriaal heb ik per persoon nodig?: Leg per deelnemer minimaal 1 pen, 10 tot 15 plakbriefjes en enkele indexkaarten klaar. Neem ongeveer 10% extra materiaal mee voor deelnemers die iets kwijtraken of extra willen uitwerken.
Wanneer moet ik de techniek van een brainstormsessie testen?: Test alle apparatuur uiterlijk de werkdag ervoor en nogmaals 30 minuten vóór de start. Controleer dan niet alleen de beamer, maar ook de HDMI-kabel, stroomvoorziening, speaker en microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.