Bouldersessie organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een bouldersessie organiseren vraagt meer dan alleen een hal reserveren. Je regelt vooraf de deelnemers, vrijwaringen, betalingen, huurmaterialen en het vervoer. Op de dag zelf moeten scorekaarten, teams, sportmateriaal, water en snacks klaarstaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je niets vergeet en niet op het laatste moment nog materiaal of dieetproducten hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Boulderhal reserveren
Huurmateriaal reserveren
Openingstijden bevestigen
Vervoer naar de hal regelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwaringen verzamelen
Betalingen controleren
Teams indelen
Scorekaarten voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Huurmateriaal ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Dieetproducten apart verpakken
Apparatuur opladen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie en route controleren

Event

Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Snacktafel inrichten
2 personen
Waterpunten klaarzetten
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Huurmateriaal uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Gezamenlijk opwarmen
Boulderregels uitleggen
Eerste boulderronde begeleiden
3 personen
Scores bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Tweede boulderronde begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken blijven aanvullen
2 personen
Vrij klimmen begeleiden
2 personen
Winnaar bekendmaken
Persoonlijke spullen verzamelen
2 personen
Huurmateriaal innemen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Apparatuur en materialen opbergen
2 personen
Openstaande betalingen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Krijtzakkenaantal 12
Vloeibaar klimkrijtaantal 2
Borstelsaantal 6
Sporttapeaantal 4
Scorekaartenaantal 20
Klembordenaantal 3
Stopwatchesaantal 3
Pionnenaantal 12
Elastiekenaantal 12
Yogamattenaantal 6
Sporthanddoekenaantal 12
Koelkompressenaantal 4
EHBO-set

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 14
Tafelkledenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbare kommenaantal 8
Besteksetsaantal 20
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Blikopenersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Serveerplateausaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 2
Telefoonstatief
Verlengsnoerenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de boulderhal en het huurmateriaal zodra je het verwachte aantal deelnemers kent. Bevestig daarna de openingstijden en controleer of de gereserveerde materialen voor iedereen beschikbaar zijn.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met route, starttijd, kledingadvies en vervoersafspraken. Verzamel vrijwaringen, dieetwensen en betalingen vóór de sessie, zodat je bij binnenkomst niet alles tegelijk hoeft af te handelen.
Maak teams en scorekaarten vooraf klaar. Leg klemborden, stopwatches en schrijfmateriaal per team klaar; zo kan de uitleg kort blijven en begint iedereen tegelijk.
Pak sportmateriaal apart in van eten en servies. Controleer krijtzakken, borstels, sporttape, handdoeken, koelkompressen en de EHBO-set voordat je vertrekt.
Zet water en snacks direct bij aankomst klaar en houd dieetproducten apart verpakt. Leg koelboxen, herbruikbare bekers en serveerkommen al klaar voordat de eerste klimmers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bouldersessie organiseren?: Reserveer de boulderhal en het huurmateriaal bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf. Verstuur de deelnemersinformatie enkele dagen voor de sessie en sluit betalingen, dieetwensen en vrijwaringen uiterlijk 1 dag van tevoren af.
Wat moet ik meenemen naar een bouldersessie?: Neem de gereserveerde huurmaterialen, krijtzakken, borstels, sporttape, scorekaarten, klemborden, stopwatches en een EHBO-set mee. Voor de pauze heb je daarnaast water, snacks, koelboxen, bekers en eventuele apart verpakte dieetproducten nodig.
Wanneer moet ik teams en scorekaarten indelen?: Maak teams en scorekaarten uiterlijk de avond ervoor. Controleer op de dag zelf alleen nog de aanwezigen en pas de indeling aan als iemand ontbreekt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bouldersessie klaar te zetten?: Plan minimaal 45 tot 60 minuten voor aankomst in de hal. Gebruik die tijd voor routecontrole, materiaalcontrole, het klaarleggen van scorekaarten en het inrichten van water- en snackpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.