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Boulder-Session organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Boulder-Session steht und fällt mit der Vorbereitung: Die Halle muss zur Gruppengröße passen, Leihmaterial rechtzeitig reserviert sein und alle Teilnehmenden müssen wissen, wann und wie sie anreisen. Plane zuerst Ort, Zeit und Teilnehmerzahl, danach Teams, Material und Verpflegung. Kurz vor dem Termin kommen Einverständniserklärungen, Zahlungen und der Materialcheck hinzu. Mit dieser Checkliste behältst du die Reihenfolge im Blick und vermeidest typische Last-Minute-Probleme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Boulderhalle reservieren

  • Leihmaterial reservieren

  • Öffnungszeiten bestätigen

  • Transport zur Halle organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einverständniserklärungen einsammeln

  • Zahlungen prüfen

  • Teams einteilen

  • Scorekarten vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Mietmaterial abholen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Diätprodukte separat verpacken

  • Geräte aufladen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Route prüfen

Event

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Snacktisch einrichten

    2 Personen

  • Wasserstellen bereitstellen

    2 Personen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Leihmaterial ausgeben

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Gemeinsam aufwärmen

  • Boulderregeln erklären

  • Erste Boulderrunde begleiten

    3 Personen

  • Punkte erfassen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Die zweite Boulderrunde betreuen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke laufend nachfüllen

    2 Personen

  • Freiklettern betreuen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Persönliche Gegenstände sammeln

    2 Personen

  • Leihmaterial zurücknehmen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Geräte und Materialien verstauen

    2 Personen

  • Ausstehende Zahlungen abwickeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • KreissäckeAnz. 12
  • Flüssige KletterkreideAnz. 2
  • BürstenAnz. 6
  • SporttapeAnz. 4
  • WertungsbögenAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 3
  • StoppuhrenAnz. 3
  • KegelAnz. 12
  • GummibänderAnz. 12
  • YogamattenAnz. 6
  • SporthandtücherAnz. 12
  • KühlkompressenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • KlappstühleAnz. 14
  • TischdeckenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 24
  • Mehrweg-TellerAnz. 20
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 8
  • BestecksetsAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • DosenöffnerAnz. 2
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 2
  • Handystativ
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Boulderhalle möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige 7 Tage vor dem Termin Öffnungszeiten, Gruppengröße und Regeln. So bemerkst du Änderungen nicht erst bei der Ankunft.
  • Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vorher. Nenne Treffpunkt, Route, Startzeit, benötigte Kleidung, Transport und eine Kontaktperson für Verspätungen.
  • Plane Leihmaterial nicht nur nach der Zahl der Kletternden: Reserviere es mindestens 1 Woche vorher und prüfe am Vortag, ob Größen und Mengen tatsächlich bestätigt sind.
  • Teile die Teams vor Beginn ein und lege Scorekarten, Klemmbretter und Stoppuhren bereit. Bei Gruppen ab 10 Personen spart eine vorbereitete Einteilung schnell 15 Minuten vor Ort.
  • Stelle Wasser an mindestens 2 gut erreichbaren Stellen bereit und halte Snacks getrennt von Diätprodukten. Kühltaschen, Mehrwegbecher und ein Erste-Hilfe-Set gehören vor der Abfahrt in die Materialkontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Boulderhalle für eine Session reservieren?
Für eine Gruppe solltest du die Halle 3 bis 4 Wochen vorher reservieren. Bestätige 7 Tage vor dem Termin noch einmal Öffnungszeiten, Gruppengröße und mögliche Vorgaben.
Wann verschicke ich die Infos für eine Boulder-Session?
Schicke die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor der Session. Bitte um Rückmeldung zu Anmeldungen, Ernährung und Einverständniserklärungen innerhalb von 2 bis 3 Tagen.
Wie viel Verpflegung brauche ich für eine Boulder-Session?
Plane pro Person etwa 0,75 bis 1 Liter Wasser für eine mehrstündige Session und 1 bis 2 handliche Snacks. Kaufe verderbliche Snacks am Vortag und stelle die Getränke mindestens 2 Stunden vorher kalt.
Was muss ich am Tag vor der Boulder-Session prüfen?
Kontrolliere am Vortag Route, Hallenbestätigung, Leihmaterial, Zahlungen und Teilnehmerzahl. Lade Geräte und Powerbanks auf und packe Scorekarten, Erste-Hilfe-Set, Sporttape sowie Kühlkompressen zusammen.

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